Apskaitos politika yra vienas svarbiausių įmonės vidaus dokumentų, apibrėžiantis, kaip įmonė tvarko savo finansinę informaciją. Ji gali būti sudaryta iš įsakymų ir tvarkų rinkinio, tačiau nėra prievolės šiems dokumentams suteikti konkretų pavadinimą „apskaitos politika“. Viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų - apskaitos politikos sudarymas formaliai, neatnaujinant jos pagal besikeičiančius įstatymus ir įmonės poreikius.
Apskaitos politikos esmė ir dažnos klaidos
Viena pagrindinių klaidų, kuri sutinkama daugumoje įmonių - apskaitos politika yra sudaryta formaliai. Dažnas pavyzdys - 2004-2005 m. nupirktas kompaktinis diskas su verslo apskaitos standartų (VAS) santrauka ir konkrečia data surašyta visa aktuali įmonės informacija, kuri vėliau neatnaujinta. Tokios apskaitos politikos apimtis yra 50-90 lapų, iš kurių 5 proc. suteikia informaciją apie įmonės specifiką ir 95 proc. - bendro pobūdžio informaciją.
Mažos įmonės, kurios rengia sutrumpintas finansines ataskaitas, apskaitos politika galėtų būti ne ilgesnė nei 3-4 lapų apimties dokumentas. Pateiktą mikroįmonės sutrumpintos apskaitos politikos pavyzdį reikėtų patikslinti pagal kiekvienos įmonės poreikius.
Teisinis pagrindas ir dokumentų rengimas
Apskaitos politikos formavimui svarbu vadovautis šiais teisės aktais:
- LR įmonių finansinės atskaitomybės įstatymu Nr.
- LR Vyriausybės 1999-06-03 nutarimu Nr.
- LR Vyriausybės 2000-02-17 nutarimu Nr.
- LR buhalterinės apskaitos įstatymu Nr.
- LR akcinių bendrovių įstatymu Nr.
Įmonė iki kitų metų kovo 31 d. sudaro praėjusių ataskaitinių metų finansines ataskaitas. Įmonės finansinėse ataskaitose, kurios teikiamos Juridinių asmenų registrų centrui, yra pateikiama minimali informacija, kurią privaloma teikti pagal Įmonių finansinės atskaitomybės įstatymą. Įmonė vidaus poreikiams tenkinti kas mėnesį, iki kito mėnesio 15 d. rengia sąskaitos aktyvumo ataskaitą, detaliai parodančią kiekvienos sąskaitos pokyčius (data, suma, aprašymas, dokumentas).
Visi ūkinių operacijų dokumentai perduodami į buhalterijos padalinį kaip galima greičiau, bet ne vėliau kaip iki kito mėnesio 10 dienos, išskyrus išimtį, aprašytą X punkte. Buhalterinei apskaitai tvarkyti įmonė naudojasi buhalterine programa „W“. Buhalterinė programa suteikia kiekvienai ūkinei operacijai unikalų numerį. Šis numeris yra užrašomas apskaityto dokumento dešiniajame viršutiniame kampe. Jei dokumente užfiksuotos ūkinės operacijos atliekamos keliais įrašais, užrašomi šių įrašų numeriai ir kontuotės. Į buhalterinę apskaitą įvedami pirminiai dokumentai, kurie yra patvirtinti įmonės vadovo.
UAB ABC buhalterinei apskaitai taikomas pridėtas sąskaitų planas. Jei įmonė pradeda vykdyti naujus projektus, yra kuriamos atskiros sąskaitos projektų apskaitai atlikti.
Turto ir kuro apskaita
Įmonė taiko nusidėvėjimo (amortizacijos) skaičiavimo normas, kurios yra pateiktos LR pelno mokesčio įstatymo Nr. Turtas laikomas perduotu eksploatuoti pagal sąskaitos išrašymo datą, nebent ant įsigijimo dokumentų yra nurodyta kita turto eksploatacijos pradžios data.
Kuras apskaitoje registruojamas periodiškai. Metų pabaigoje pagal paskutinius kelionės lapus atliekamas koregavimas: kuro likutis bakuose pajamuojamas pagal FIFO metodą, kredituojant (mažinant) paskutinio mėnesio kuro sąnaudas. Prie apskaitos politikos pridedamas kelionės lapo pavyzdys, kurį pildo atskaitingas asmuo. Kuro normos yra tvirtinamos įmonės vadovo įsakymais. Kelionės lapas pildomas tik įstaigos tikslams panaudotam kurui. Įstaigos tikslai: visos kelionės būtinos, siekiant įgyvendinti UAB ABC tikslus, numatytus įstatuose. Tai gali būti: kelionės dėl paslaugų ir prekių pirkimo iš tiekėjų, esamų ir naujų projektų plėtojimo kelionės, susitikimai su potencialiais pirkėjais, tiekėjais. Kuro sunaudojimo limitai yra nustatyti direktoriaus įsakymu.
VMI naudoja išmaniąsias sistemas lyginti nuvažiuotą atstumą su nupirktu kuru. Be to, daugelis bendrųjų buhalterių nemoka susigrąžinti PVM už kurą iš užsienio (ES). Transporto sektoriuje, ypač su vilkikų parkais, tai tampa itin aktualiu klausimu. Profesionalios įmonės apskaitos transporto sektoriuje visada apima PVM grąžinimo administravimą.
Neteisingai paskaičiavus, gresia darbo ginčai su vairuotojais. Transporto sektoriuje vairuotojai yra puikiai informuoti apie savo teises ir dažnai kreipiasi į Darbo ginčų komisiją. Pavyzdžiui, jei vairuotojas nubraižė vilkiką ar sugadino krovinį, pagal Darbo kodeksą, išskaičiuoti žalą iš atlyginimo galima tik labai ribotais atvejais ir tik su raštišku darbuotojo sutikimu (arba teismo sprendimu). Savavališkas išskaitymas yra tiesus kelias į baudą.
Reprezentacinės sąnaudos ir pardavimų sąskaitos
Reprezentacinės sąnaudos apskaitomos pagal reprezentacinių aktų informaciją. Pridedama reprezentacinių sąnaudų nurašymo akto forma. Reprezentacinių sąnaudų nurašymo aktas gali būti nesudaromas, jei pagal pirkimo sąskaitą yra aišku, kokia reprezentacija yra patirta, pvz., nupirkta kavos ir cukraus įmonės klientams vaišinti.
Pardavimų sąskaitos numeruojamos didėjančia eilės tvarka, pradedant 0001. Jei atskaitingas asmuo neatsiskaitė iki kito mėnesio 5 dienos pagal išmokėtą avansą, permokėta suma yra apskaitoma kaip avansu išmokėtas darbo užmokestis.
Įmonės turtas ir įsipareigojimai pirminio pripažinimo metu registruojami įsigijimo savikaina. PVM neįtraukiamas į turto įsigijimo savikainą. Sudarant finansines ataskaitas atliekami apskaitiniai vertinimai. Ilgalaikių gautinų skolų nuvertėjimui apskaičiuoti taikoma diskonto norma, kuri yra lygi įmonės ilgalaikių įsipareigojimų palūkanų normai, padidintai 1,2 karto.
Ši apskaitos politika taikoma nuo 20 m. ir vėlesnių laikotarpių buhalterinei apskaitai tvarkyti.
Finansinių ataskaitų kokybė ir vadovo vaidmuo
Kol įmonių vadovai aiškiai nesupras, kad įmonių finansinės ataskaitos yra labai svarbios tiek išorės vartotojams, tiek ir pačiai įmonei, pokyčio tikėtis neverta. Pandemija labai aiškiai atskleidė šio neteisingo suvokimo pasekmes: kai įmonės negavo valstybės paramos pandemijos padariniams kompensuoti, tuomet ir susimąstė - kodėl jų įmonės yra laikomos „sunkumų patiriančiomis įmonėmis“ dėl nepakankamo nuosavo kapitalo, kurioms parama nepriklauso.
Tada tapo aišku, kaip svarbu „prižiūrėti“ nuosavą kapitalą. Jeigu jis yra priartėjęs prie kritinės ribos (kai nuosavas kapitalas yra mažesnis už pusę įstatinio kapitalo), būtina nedelsiant priimti sprendimą, kaip susidariusią padėtį ištaisyti ir kuo skubiau atkurti nuosavo kapitalo sumą. Tačiau įmonės balanse yra ir kitų eilučių, kurių kiekviena yra savaip svarbios. Vienos parodo turto, kitos - įsipareigojimų, trečios - nuosavybės vaizdą. Jų visumą analizuojant, galima padaryti labai daug išvadų: ar verta šiam verslo partneriui suteikti mokėjimo atidėjimą arba, apskritai, verta pradėti bendradarbiavimą su šiuo verslo partneriu ir panašiai.
Mokesčių administratorius yra ne kartą pabrėžęs, kaip svarbu bendradarbiauti su skaidriai veikiančiais verslo partneriais, ir įmonių vadovybė turi suprasti, kad bent vieno sandorio sudarymas su „netinkamos reputacijos“ verslo partneriu dar ilgai gali kelti problemų ateityje. Todėl verta priminti, kad du asmenys, pasirašantys įmonės finansines ataskaitas, yra atsakingi už jų kokybę. Įsigaliojus naujajam Finansinės apskaitos įstatymui (nuo 2022 m. gegužės 1 d.), atsiras ir valstybinė finansinių atskaitų kokybės kontrolė. Tai reiškia, kad už neteisingai parengtas finansines ataskaitas kalti asmenys sulauks ir realių baudų.
Naujojo Finansinės apskaitos įstatymo pokyčiai
Nuo šios gegužės „apskaitos politikos“ sąvokos nebelieka, o naujos redakcijos Finansinės apskaitos įstatyme reglamentuojama, kad subjekto vadovas „nustato ūkinių operacijų registravimo ir vertinimo tvarką“, ir šis apibrėžimas savo turiniu praktiškai atitinka šiuo metu vykdomą apskaitos politiką. Tikėtina, kad nemažai įmonių ir paliks pavadinime sąvoką „apskaitos politika“.
Kiek apskaitos politika lemia finansinių ataskaitų kokybę? Visus 100 procentų. Juk pasirinkus netinkamą ar neapgalvotą apskaitos politiką, tam tikros įmonės finansinės ataskaitos gali būti mažiau patrauklios nei tos įmonės, kuri kruopščiau apgalvojo kiekvieną ūkinę operaciją ir pasirinko jos dydį, vadovybės lūkesčius, veiklos rūšį „atliepiančią“ apskaitos politiką.
Pavyzdžiui: viena transporto įmonė naujiems vilkikams nustatė 4 metų nusidėvėjimo normatyvą, o kita - atsižvelgė į realų vilkiko nusidėvėjimo laikotarpį ir nustatė 8 metų nusidėvėjimo normatyvą. Akivaizdu, kad patraukliau atrodys tos įmonės balansas ir pelno (nuostolių) ataskaita, kurios ilgalaikio turto nusidėvėjimo laikotarpis yra arčiau realaus. Taigi, per metus bus priskaičiuojama mažiau nusidėvėjimo sąnaudų, veiklos rezultatas bus geresnis, o ilgalaikio turto likutinė vertė bus arčiau tikrosios.
Kitas pavyzdys yra apie tai, kaip tinkamai pasirinkta apskaitos politika padeda taupyti apskaitos darbuotojų darbo laiką. Jeigu apskaitos politikoje yra aprašyta, kad statybinėje organizacijoje žaliavos, pristatytos į statybų aikštelę, priskiriamos to statybos objekto savikainai pagal pirkimo sąskaitą, tai registruojant tokią ūkinę operaciją bus atliekamas tik vienas įrašas apskaitoje. Tačiau kita įmonė ir toliau pajamuoja kiekvieną pirktą varžtelį bei sraigtelį ir vėl viską detaliai nurašo. Taip sugaištama labai daug laiko, o nauda abejotina.
Patarimas toks: įmonės vadovui verta skirti daugiau dėmesio peržiūrint sudėtingų ar įmonei reikšmingų ūkinių operacijų registravimo tvarką ir, esant reikalui, teikti pasiūlymus dėl turimos apskaitos politikos koregavimo bei aktyviai dalyvauti jos tobulinime ar jos laikymosi kontrolėje, ypač nuo 2022-05-01, kai įsigalios naujasis Finansinės apskaitos įstatymas. Įmonių vadovai, teikdami reikšmingus pastebėjimus ar įžvalgas dėl apskaitoje registruotų sandorių, netiesiogiai su apskaita susijusių aplinkybių ir įvykių ar kitų netikėtumų minimizuos susidarančias rizikas, o pati apskaita taps vykdoma pagal įstatymų ir kitų reikalavimų nuostatas. Naujoji apskaitos reforma paskatins vadovus dar daugiau įsitraukti į vidaus kontrolę, o atėjus finansinių ataskaitų sudarymo metui, matant finansinius rodiklius, puikiai žinoti priežastis, dėl ko būtent toks rezultatas ar rodiklis buvo pasiektas.
Mokesčių optimizavimas ir apskaitos politikos vaidmuo
Mokesčių optimizavimas - aktuali tema verslininkams. Nėra nusikaltimas planuoti mokesčius ir jų mokėti tiek, kiek reikia. Vadinasi, pirmiausia sukūrus tinkamą apskaitos politiką ir kruopščiai sutvarkius finansinę apskaitą, mokesčių bazė bus aiški, tiksli ir teisinga.
Iš kitos pusės - tam tikri sandoriai gali būti planuojami, siekiant pasinaudoti mokesčių lengvatomis. Pavyzdžiui, jeigu dalis įmonės gaunamų pajamų yra neapmokestinamos, tuomet labai svarbu tiksliai nustatyti ir toms neapmokestinamoms pajamoms tenkančias sąnaudas, kurios turi būti priskiriamos neleidžiamiems atskaitymams. Šiuo atveju tinkamai parinkta apskaitos politika suvaidina labai ryškų vaidmenį.
Pavyzdžiui, sveikatos priežiūros įstaigoje iš Privalomojo sveikatos draudimo fondo gautos lėšos yra neapmokestinamos pelno mokesčiu. Tiesa, tas pats gydytojas vienos konsultacijos metu gali suteikti ir mokamas, ir nemokamas paslaugas pacientui. Vadinasi, parinkus labiausiai tinkančią apskaitos politiką, įmanoma ir sutaupyti pelno mokestį.
Ir dar, neturi būti išsikeliamas vienintelis tikslas - tik sumažinti mokesčių sąnaudas. Kartais, sutaupius mokesčius, finansinės ataskaitos atrodo gerokai prasčiau. Tarkim, nurašius remonto sąnaudas tais pačiais metais, rezultatas pelno nuostolių ataskaitoje bus daug prastesnis nei šias sąnaudas paskirsčius per ilgesnį laikotarpį. Žinoma, kiekvienai ūkinei operacijai ar priimtam sprendimui visada turi būti tinkamas pagrindas arba, kaip teigia mokesčių administratorius, turi būti taikomas turinio viršenybės prieš formą principas.
Vidaus kontrolė ir finansinių ataskaitų kokybė
Finansinių ataskaitų kokybę įmanoma pagerinti tik darniai apjungus pajėgas: vadovams suprantant, kaip svarbu tiksli ir teisinga apskaita, bei prisiimant atsakomybę ne tik už apskaitos politikos parinkimą, bet ir už apskaitos darbuotojų atranką. Finansininkai turi atlikti savo darbą, laikydamiesi teisės aktų reikalavimų ir to, kas numatyta konkrečioje įmonėje. Tiesa, finansinėje ir mokesčių apskaitoje kūrybiškumui yra tikrai kur pasireikšti, nes alternatyvų yra praktiškai kiekvienoje ūkinėje operacijoje. Belieka tik rasti geriausius sprendimus ir prisitaikyti prie laukiančių pokyčių.
Finansinių ataskaitų kokybė ir subalansuota apskaitos politika prasideda nuo teisingo vidaus kontrolės organizavimo. Pasibaigus finansiniams metams, kelis mėnesius skiriame metinių finansinių ataskaitų ruošimui. Dažnu atveju šis darbas paliekamas tik įmonės finansininkų rankose, tačiau į tai turėtų įsitraukti ir vadovai, nes tai vienas iš svarbiausių įmonės dokumentų, atskleidžiantis daug informacijos apie įmonės rezultatus ir vykdytą veiklą.
Visų pirma reikėtų pradėti nuo vidaus kontrolės priemonių numatymo ir galimų rizikos veiksnių mažinimo. Audito, apskaitos, Turto vertinimo ir nemokumo valdymo tarnyba prie LR Finansų ministerijos yra parengusi vidaus kontrolės organizavimo rekomendacijas, kuriomis remiantis kiekvienas vadovas gali pasitikrinti, ar visos rekomenduojamos kontrolės priemonės yra įgyvendintos jo organizacijoje.
Vadovas turėtų pasitikrinti, ar:
- Paskirstytas už buhalterinės apskaitos rengimą atsakingas asmuo bei suteiktos visos būtinos, bet ne perteklinės, prisijungimo prie apskaitos sistemų teisės;
- Nustatyti apskaitos dokumentų parengimo būdai, formos, laikmenos;
- Už buhalterinės apskaitos rengimą atsakingi asmenys yra informuoti apie dokumentų pateikimo (išsiuntimo) terminus;
- Priskirti atsakingi asmenys, kurie gali pasirašyti apskaitos dokumentus;
- Numatyti elektroninių apskaitos dokumentų formatai, pateikimo būdai, saugojimo terminai ir apsaugos priemonės;
- Numatyti atvejai, kada galima koreguoti apskaitos dokumentus ar juos taisyti;
- Užtikrintos kontrolės priemonės, padedančios identifikuoti apskaitos dokumentų išrašymo, koregavimo, taisymo veiksmus atlikusius asmenis.
Kol įmonių požiūris į finansines ataskaitas ir jų kokybišką parengimą bei savalaikį kontroliavimą nepasikeis, didesnių pokyčių teks laukti dar ilgai.