Įmonės automobilio degalų naudojimas, apskaita ir mokesčiai

Įmonės automobilis dažnai atrodo kaip paprastas sprendimas, užtikrinantis patogumą darbuotojui ir efektyvumą verslui. Vis dėlto, realybėje tai yra viena jautriausių sričių mokesčių prasme. Net ir smulkios detalės, pavyzdžiui, kur automobilis laikomas po darbo, gali turėti tiesioginę įtaką mokesčiams.

Viešųjų finansų, mokesčių teisės ir finansinės apskaitos teisinio reguliavimo specialistas Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad didžiausia klaida yra manyti, jog automobilis automatiškai laikomas tik darbo priemone.

Automobilis kaip „pajamos natūra“

Darbdavio suteiktas automobilis darbuotojui nėra tik patogumas. Tam tikrais atvejais tai laikoma papildomomis pajamomis.

Martynas Endrijaitis akcentuoja, kad jeigu darbuotojas automobiliu naudojasi ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui, važiuoja iš darbo į namus ir atgal, tokia nauda laikoma pajamomis natūra. Tai reiškia, kad ji apmokestinama kaip su darbo santykiais susijusios pajamos. Kitaip tariant, net jei darbuotojas negauna papildomų pinigų, vien galimybė naudotis automobiliu gali padidinti jo mokestinę naštą. Nuo 2024 m. sausio 1 d. VMI sugriežtino tvarką: darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.

Pajamų natūra apskaičiavimas

Kai įmonė savo sprendimu suteikia darbuotojams naudotis įsigytu automobiliu asmeniniais tikslais, įskaitant keliones iš darbo į namus ir iš namų į darbą, darbuotojas ir darbdavys gali pasirinkti vieną iš dviejų būdų, kaip apskaičiuoti šią naudą:

1. Taikant procentą nuo automobilio tikrosios rinkos kainos:
   • Jei degalai nėra įskaičiuoti: taikomas 0,70% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
   • Jei degalai yra įskaičiuoti: taikomas 0,75% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
2. Pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą:
   • Nauda apskaičiuojama pagal laikotarpį, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais, remiantis tikrąja automobilio nuomos rinkos kaina.

Pirmasis variantas gali būti taikomas tik tuo atveju, jeigu įmonei priklausantis automobilis naudojamas įmonės veikloje, pvz., darbuotojas juo važinėja atlikdamas darbo funkcijas ir papildomai šis automobilis naudojamas asmeniniais tikslais. Svarbu paminėti, kad darbdaviui pasirinkus taikyti procentą nuo automobilio tikrosios rinkos vertės, tai iki tų metų mokestinio laikotarpio pabaigos jo keisti galimybės nėra. Pasirinkus pajamas natūra skaičiuoti pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą, sprendimą pakeisti galima, tik reikalinga atlikti darbuotojo gautų pajamų perskaičiavimą nuo metų pradžios iki kito būdo pasirinkimo.

Rinkos kainos nustatymas

Rinkos kaina - tai suma, kurią sandorio metu nustato pardavėjas ir pirkėjas, siekdami pasiekti maksimalią abipusę naudą. Rinkos kainą galima nustatyti remiantis viešai skelbiamomis automobilių pardavimo kainomis arba rasti informaciją draudimo polise. Kitas būdas sužinoti informaciją apie transporto priemonių kainas Lietuvoje yra naudotis VšĮ „Emprekis“ platforma.

Pavyzdys: Pajamų natūra apskaičiavimas

Darbdavys suteikia galimybę darbuotojui asmeniniams tikslams naudoti automobilį, kurio rinkos kaina yra 25 000 Eur su PVM. Įmonė kompensuoja ir degalus, tad taikoma 0,75 proc. nuo rinkos kainos. Darbuotojo pajamos natūra: 187,5 Eur (25 000 * 0,75 proc.).

Kiti darbuotojo mokami mokesčiai:

• GPM (Gyventojų pajamų mokestis): 37,50 Eur (187,5 * 20 proc.).
• SoDra (Socialinio draudimo įmokos): 36,57 Eur (187,5 * 19,5 proc.). Šis procentas taikomas tada, jei darbuotojas papildomai nekaupia pensijos Sodroje; kaupimo atveju papildomai taikoma 3 proc.

Kiti darbdavio mokami mokesčiai:

• SoDra: 3,32 Eur (187,5 * 1.77 proc.).
• PVM (Pridėtinės vertės mokestis): 2,63 Eur (25000 * 0.05 proc * 21 proc.). Įmonė turi išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.

Mokesčius galima išskaityti iš darbuotojo darbo užmokesčio arba įmonė gali padengti juos iš savo lėšų. Jei įmonė sumoka paskaičiuotus mokesčius iš savo lėšų, ši suma nėra leidžiami atskaitymai pelno mokesčio tikslais. Pritaikytų mokesčių dydžiai gali svyruoti dėl taikomo / netaikomo darbuotojo NPD (neapmokestinamojo pajamų dydžio).

Kitus apskaičiavimo būdus ir informaciją, kaip teisingai sumokėti ir apskaityti mokesčius, galima aptarti su įmonės buhalteriu. Buhalteris užtikrins, kad priskaičiuotas PVM būtų teisingai deklaruotas ir atliks atitinkamus buhalterinius įrašus.

Automobilis prie namų - pavojingas signalas VMI

Viena dažniausių situacijų - automobilis laikomas prie darbuotojo namų. Iš pirmo žvilgsio tai atrodo logiška, tačiau mokesčių administratorius tai gali interpretuoti kitaip.

Martynas Endrijaitis atkreipia dėmesį, kad automobilio laikymas prie namų yra vienas iš kriterijų, leidžiančių manyti, jog jis naudojamas ir asmeniniais tikslais.

Tačiau yra išimtis. Jei darbuotojo funkcijos reikalauja būti pasiruošus išvykti bet kuriuo metu, pavyzdžiui, techninės priežiūros ar avarinių situacijų sprendimo atveju, automobilis gali būti laikomas darbo priemone. Svarbiausia sąlyga - tai turi būti: aiškiai apibrėžta darbo funkcijose; numatyta vidinėse įmonės tvarkose; pagrįsta realiu poreikiu. Tokiu atveju mokestinės pasekmės neatsiranda.

PVM atskaita ir optimizavimo strategijos

Vienas iš būdų išvengti pajamų natūra yra automobilio nuoma darbuotojui. Martynas Endrijaitis paaiškina, kad jei darbuotojas už naudojimąsi automobiliu moka rinkos kainą, nelaikoma, jog jis gauna papildomų pajamų. Tokiais atvejais įmonei gali būti perskaičiuoti mokesčiai, priskaičiuoti delspinigiai ar net baudos.

PVM atskaita - ar užtenka vienos nuomos dienos?

Vienas dažniausių klausimų - ar galima susigrąžinti automobilio pirkimo PVM. Teoriškai - taip, praktikoje - tik su įrodymais.

Martynas Endrijaitis paaiškina, kad jei automobilis bent trumpam naudojamas PVM apmokestinamoje veikloje (pvz., nuomojamas), atsiranda galimybė taikyti PVM atskaitą. Tačiau būtina įrodyti, kad: sandoris nėra dirbtinis; veikla vykdoma realiai; PVM apskaičiuotas ir sumokėtas. Jeigu šios sąlygos įvykdytos, dalis PVM gali būti susigrąžinta.

Kaip skaičiuojama PVM dalis?

PVM atskaita už lengvąjį automobilį tikslinama per 5 metus. Tai reiškia, kad visa suma negali būti atskaitoma iš karto.

Pavyzdys:

• Automobilio kaina - 24 200 Eur
• PVM suma - 4 200 Eur
• Metinė PVM dalis: 4 200 / 5 = 840 Eur
• Mėnesinė dalis: 840 / 12 = 70 Eur

Tai reiškia, kad jei automobilis nuomojamas vieną mėnesį, į PVM atskaitą galima įtraukti 70 Eur. Atitinkamai galima skaičiuoti ir dienomis - kuo trumpesnis naudojimo laikotarpis, tuo mažesnė atskaitoma suma.

Dažniausios klaidos, kurios kainuoja brangiai

Praktikoje įmonės dažniausiai susiduria su tomis pačiomis problemomis:

• Neapibrėžtas naudojimas: Kai nėra aišku, ar automobilis naudojamas tik darbui, ar ir asmeniškai, atsiranda rizika papildomiems mokesčiams.
• Per maža nuomos kaina: Bandymas „optimizuoti“ gali atsisukti prieš pačią įmonę.
• Dokumentų trūkumas: Be įrodymų net ir teisėta schema gali būti laikoma dirbtine.
• Netinkamas PVM taikymas: Formaliai atliktas sandoris dar nereiškia, kad PVM atskaita bus pripažinta.

Tarnybinio automobilio naudojimo taisyklės ir dokumentacija

Naudojant tarnybinius automobilius įmonės veikloje, labai svarbu turėti oficialiai patvirtintas taisykles. Šiose taisyklėse turėtų būti aprašytos automobilių naudojimo sąlygos ir tvarka, transporto priemonių saugojimas, ridos ir degalų apskaita, techninė priežiūra ir remontas bei darbuotojų atsakomybė.

Leidimas naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais gali būti patvirtintas keliais dokumentais, pavyzdžiui, „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“ arba pasirašomas atskiras susitarimas „Dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais“.

Tarnybinio automobilio naudojimo tvarkos pavyzdys

Ši tvarka nustato tarnybinių lengvųjų automobilių naudojimo, saugojimo, žymėjimo, techninės priežiūros, remonto, naudojimo kontrolės, ridos ir degalų apskaitos, netarnybinių automobilių naudojimo įstaigos reikmėms tvarką ir darbuotojų pareigas bei atsakomybę.

Pagrindiniai punktai:

• Tarnybinis lengvasis automobilis - įstaigai teisėtu pagrindu (nuosavybės teise ar nuoma) priklausantis lengvasis automobilis, kurį įstaigos darbuotojas naudoja tarnybos reikmėms.
• Netarnybinis automobilis - įstaigos darbuotojo teisėtu pagrindu valdomas automobilis, naudojamas įstaigos reikmėms, už kurio naudojimą mokama kompensacija degalų įsigijimo išlaidoms padengti.
• Tarnybiniais lengvaisiais automobiliais gali naudotis tik darbuotojai ir tik įstaigos reikmėms.
• Automobilis skiriamas atsakingam darbuotojui, kurio pareigybės aprašyme priskirta vairuotojo funkcija.
• Darbuotojai, naudojantys tarnybinį automobilį, privalo turėti galiojantį vairuotojo pažymėjimą, ne mažesnį kaip 2 metų vairavimo stažą ir būti pasitikrinę sveikatą.
• Draudžiama priskirtą naudoti tarnybinį automobilį leisti vairuoti kitiems darbuotojams, kuriems nėra suteikta tam teisė.
• Apie eismo įvykius nedelsiant pranešama įstaigos vadovo paskirtam atsakingam asmeniui.
• Darbuotojas privalo atlyginti žalą, padarytą tyčia, nusikaltimo požymių turinčia veikla, neblaivus ar apsvaigęs, pažeidus konfidencialią informaciją ar susitarimą dėl nekonkuravimo, taip pat neturtinę žalą.

Automobilio laikymas ir priežiūra

Tarnybinis automobilis turi būti laikomas nuolatinėje laikymo vietoje (pvz., automobilių parkavimo aikštelėje prie įstaigos pastato). Išimtis taikoma tarnybinei būtinybei arba kelionei į komandiruotę, gavus įstaigos direktoriaus sutikimą. Draudžiama palikti transporto priemonės registracijos liudijimą, draudimo liudijimą ar išimamus radijo aparatus tarnybiniame automobilyje.

Ridos ir degalų apskaita

Automobilio ridos ir degalų sunaudojimo apskaitą tvarko įstaigos vyr. buhalteris, vadovaudamasis įrašais kelionės lapuose. Kelionės lapus išduoda, registruoja ir apskaitos žurnalą pildo vyr. buhalteris. Kelionės lape įrašoma vairuojančiojo informacija, spidometro rodmenys, maršrutas, nuvažiuoti kilometrai ir vidutinė kuro norma. Vyr. buhalteris patikrina kelionės lapų užpildymo teisingumą, degalų sunaudojimą ir sutikrina duomenis su gauta sąskaita-faktūra. Degalų normų ir automobilio ridos limitų viršijimo išlaidas, nustačius darbuotojų kaltę, padengia darbuotojai. Tarnybinio lengvojo automobilio degalų naudojimo bazinė norma nustatoma atlikus kontrolinį važiavimą, o netarnybinio - pagal gamintojo nurodytus techninius duomenis. Kuro apskaitos lentelė, kurios pildymas yra privalomas pagal Aplinkos ministerijos patvirtintą Tvarkos aprašą įsakymu D1-324 2021 05 26, gali pakeisti kelionės lapus. Odometro nurodymai atitinkamai turi koreliuoti su kuro norma ir nurašyto kuro kiekiu. Pasirinkus pildyti minėtąją lentelę nebėra poreikio pildyti kelionės lapų, pakanka pagal suformuotos kuro apskaitos lentelės duomenis nurašyti kurą apskaitos programoje, nurašymo aktą ir kuro apskaitos lentelę patvirtinti įmonės vadovo, arba jo įgalioto asmens parašu.

Įmonė turi skaičiuoti ir sąnaudomis pripažinti faktiškai sunaudotus degalus. Nustačius, kad degalų sunaudojama daugiau nei nustatyta norma, reikėtų išsiaiškinti priežastį. Nesunaudoti degalai - ne sąnaudos. Įmonė gali taikyti periodinį apskaitos būdą ir visus pirktus degalus registruoti sąnaudų sąskaitoje. Nėra įstatymo ar kito teisės akto, kuris draustų pilti degalus į automobilį savaitgaliais. Degalų kvite gali būti įrašomas pirkėjo PVM kodas ar bet koks kitas pirkėjo rekvizitas. Leidžiamais atskaitymais pripažįstamas faktiškai sunaudotas kuras.

Automobilio žymėjimas

Tarnybinis automobilis privalo būti pažymėtas įstaigos pavadinimu ir/arba patvirtintu įstaigos logotipu. Žymimos tarnybinio lengvojo automobilio šoninės durelės iš abiejų pusių.

Gedimų šalinimas ir remontas

Tarnybinio lengvojo automobilio gedimai šalinami pagal automobilio techninio eksploatavimo taisykles. Gedimus šalina juridinis ar fizinis asmuo, laimėjęs viešojo pirkimo konkursą. Automobilio remonto klausimus sprendžia įstaigos vadovo paskirtas asmuo, suderinęs su įstaigos direktoriumi ir vyr. buhalteriu.

Netarnybinių automobilių naudojimas

Netarnybiniai automobiliai tarnybos reikmėms gali būti naudojami tik išimtiniais atvejais, kai nėra galimybės naudotis tarnybiniu lengvuoju automobiliu (pvz., tarnybinis automobilis yra remontuojamas arba užimtas). Darbuotojas, norintis naudoti netarnybinį automobilį, privalo informuoti apie tai prašyme dėl komandiruotės arba rašyti prašymą įstaigos direktoriui. Informacija apie automobilio markę, modelį, valstybinį numerį, kuro rūšį ir variklio darbinį tūrį turi būti nurodyta direktoriaus įsakyme dėl komandiruotės ar leidime naudoti netarnybinį automobilį.

MB narių ir IĮ savininkų pajamos natūra

MB (mažosios bendrijos) narių ir IĮ (individualios įmonės) savininkų pajamos natūra gali būti apmokestintos dvejopai: kaip su darbo santykiais susijusios pajamos (GPM ir „Sodros“ įmokos) arba kaip dividendai (pelno iš įmonės paėmimas). Pasirinkimas priklauso nuo MB nario ir IĮ savininko sprendimo.

Pirmu pasirinkimu visos automobilio eksploatavimo ir kitos išlaidos yra leidžiami atskaitymai. Jeigu pajamos natūra pasirenkama laikyti dividendais, tuomet dalis susijusių išlaidų leidžiamais atskaitymais nebūtų galima.

Įmonės vadovai turėtų apibrėžti, kokia suma bus skiriama į neleidžiamus atskaitymus, nes įstatymas to neapibrėžia. Pavyzdžiui, vadovas numato, kad naudosis automobiliu asmeniniams poreikiams apie 30% laiko, tad galima žymėti, kad neleidžiami atskaitymai bus 30%, o visa kita - leidžiami atskaitymai.

Naujausi pakeitimai ir tendencijos (nuo 2024 m.)

Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) sugriežtino tvarką: darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.

Kelionės lapai ir GPS sekimas

Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. VMI nereikalauja pildyti kelionės lapų su detaliais kelionės maršrutais.

Deklaracija FR0521

Įmonėms, veikiančioms su automobiliais, taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521 už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudoja automobilius.

Elektromobiliai ir jų įkrovimo apskaita

Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei elektromobiliai įkraunami namuose, elektros sąnaudos gali būti kompensuojamos, sudarius trišalę sutartį tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Elektromobilių įkrovimo paslauga PVM apskaičiavimo tikslais yra laikoma prekių tiekimu.

Kaip paprasčiau valdyti automobilio išlaidas ir dokumentus?

Automobilio naudojimas įmonėje neišvengiamai reiškia daug apskaitos: kuro čekiai, remonto sąskaitos, nuomos dokumentai ar net kelionių apskaita. Būtent čia dažnai atsiranda klaidos, kurios vėliau kainuoja papildomus mokesčius. Tokios platformos kaip „Sąskaita123“ leidžia paprastai ir greitai išrašyti sąskaitas, sekti išlaidas bei tvarkyti finansinius dokumentus vienoje vietoje, todėl lengviau užtikrinti, kad visi automobilio naudojimo kaštai būtų tinkamai pagrįsti. Tvarkinga apskaita ne tik sumažina rizikas, bet ir leidžia aiškiai matyti realią automobilio kainą įmonei.

Rekomendacijos įmonėms

Automobilio naudojimas įmonėje gali būti efektyvus sprendimas, tačiau tik tada, kai viskas daroma strategiškai. Svarbiausia ne „apeiti“ mokesčius, o juos valdyti:

• Aiškiai apibrėžti naudojimo tvarką.
• Įsivertinti realų poreikį.
• Taikyti rinkos kainas.
• Kaupti įrodymus.
• Planuoti PVM atskaitą iš anksto.

Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad saugiausia strategija - skaidrumas ir pagrįstumas. Jei įmonė gali aiškiai paaiškinti kiekvieną sprendimą, mokesčių rizika ženkliai sumažėja.

Kada verta peržiūrėti savo situaciją? Jeigu įmonėje yra bent vienas automobilis, verta įsivertinti:

• Ar jis naudojamas tik darbo tikslais?
• Ar darbuotojai juo naudojasi po darbo?
• Ar nuomos kaina atitinka rinką?
• Ar turite visus reikalingus dokumentus?

Nes šioje srityje net smulkios detalės gali lemti didelius finansinius skirtumus. Ir dažniausiai klausimas nėra „ar turite riziką“, o „kiek ji jums kainuos, jei ją ignoruosite“.

D. U. Dažniausiai - taip. Taip, vidinės taisyklės yra vienas svarbiausių įrodymų, padedančių pagrįsti, kaip automobilis naudojamas.

VMI nustačius, kad už gautas pajamas natūra vėliau nebuvo sumokėti mokesčiai, įmonių atstovams už tai gali grėsti bauda, priskaičiuojami delspinigiai, o taip pat ir nesumokėto mokesčio dydis.

tags: #imone #turi #nuosava #automobile #kuri #naudoja