Buhalterinėje apskaitoje fiksuojamos ūkinės operacijos, susijusios su autotransporto priemonių panaudojimu, turi būti pagrįstos dokumentais. Šis principas taikomas tiek automobilio detalių ir eksploatacinių medžiagų užpajamavimui, tiek degalų sunaudojimo apskaitai bei kitiems su transporto priemonių eksploatacija susijusiems atsiskaitymams. Tinkama dokumentacija yra esminė ne tik vidinei kontrolei, bet ir mokesčių apskaičiavimo tikslams.
Atsiskaitymo dokumentų formavimas ir pajamų/išlaidų orderiai
Suvedus išmokų (įplaukų) operacijas, formuojami atsiskaitymo dokumentai: pavedimai, išlaidų ar pajamų orderiai. Pažymėjus atitinkamas išmokų (įplaukų) operacijas, susiformuoja dokumentai atsiskaitymo dokumentų sąraše. Iš išmokų susiformuoja pavedimai arba išlaidų orderiai, o iš įplaukų - reikalavimai arba pajamų orderiai. Labai svarbu, kad teisingai būtų aprašyti įmonės ir klientų bankai bei sąskaitos.
Formuojant atsiskaitymo dokumentus, mokėjimo paskirtis užsipildo automatiškai. Jeigu mokėjimo pavedime reikalingas įmokos kodas, tai atsiskaitymo dokumentas pakoreguojamas. Informacija iš algos išmokėjimo operacijų gali būti eksportuojama į atsiskaitymo dokumentus, o iš čia formuojami failai bankui. Vėliau suformuotą kasos pajamų orderį galima rasti lange "Atsiskaitymo dokumentai".
Autotransporto priemonių detalių ir materialinių vertybių apskaita
Įmonės materialinių vertybių užpajavimo orderis yra naudojamas visoms materialinėms vertybėms pagal numerius, rūšis, dydžius, markes ir kitą informaciją, kurią norima užpajamuoti. Atsarginės dalys užpajamuojamos kompiuteryje. Visos detalės, sunaudotos automobilių remontui, gali būti kaupiamos pagal kiekvieną automobilį. Pavyzdžiui, padangos, veidrodėliai, filtrų keitimas, techninės apžiūros išlaidos gali būti priskiriamos prie automobilio remonto išlaidų.
Jei automobilį remontavo servisas, detalių iš to remonto nereikia pajamuoti ir po to nurašinėti. Į sąnaudas įtraukiama visa suma (priskiriant iš karto konkrečiam automobiliui) ir kvitas.
Atsargų apskaita apima visų materialinių vertybių (žaliavų, perparduoti skirtų prekių, statybinių medžiagų ir kt.), saugomų įmonės sandėliuose, apskaitą. Atsargų apskaita yra sritis, kuri norminiais aktais beveik nereglamentuojama, tačiau labai svarbi tiek menedžmento apskaitos ir pagamintos ar parduotos produkcijos savikainos skaičiavimo, tiek įmonės vidinės kontrolės (apsisaugojimo nuo grobstymų) prasme. Sandėlyje draudžiama laikyti nedokumentuotas atsargas, t. y. tas, kurios neįtrauktos į apskaitą bei kurių įsigijimas ar laikinas saugojimas nepagrįstas atitinkamais pirminiais dokumentais.
Degalų apskaita ir sunaudojimo normų nustatymas
Degalų sunaudojimo normų nustatymas
Degalų sunaudojimo normas įmonės vadovas patvirtina atsižvelgdamas į gamintojo nurodytus transporto priemonės techninius duomenis arba į Lietuvos Respublikos susisiekimo ministro 1995-10-12 įsakymu Nr. 405 “Dėl automobilių kuro normų nustatymo metodikos” (Žin., 1995, Nr. 85-1933) patvirtintas kontrolines (bazines) kuro sąnaudų normas.
Jeigu įmonės veikloje naudojamas automobilis nėra paminėtas minėtame įsakyme arba gamintojo techninių duomenų įmonė neturi, tai tokiu atveju automobilio kuro sunaudojimo norma gali būti nustatoma naudojantis įsakyme nurodytomis formulėmis, atsižvelgiant į automobilio variklio darbinį tūrį, degalų tankį ir kt. Apskaičiuota degalų norma turi būti patvirtinta įmonės vadovo įsakymu. Automobilio degalų normą galima nustatyti atlikus bandomuosius važiavimus, tik svarbu tinkamai tai įforminti. Bet kokiu atveju, degalų sunaudojimo norma turi būti techniškai pagrįstos. Rekomendacinė susisiekimo ministro įsakymu nustatyta automobilių kuro normų nustatymo metodika buvo panaikinta. Įmonė turi patvirtinti degalų normą.
Dokumentų tvarkymas ir išlaidų pagrindimas
Atsižvelgdama į veiklos pobūdį, važiavimo dažnumą ir kitas darbo sąlygas, įmonė pati nusistato, kokiais dokumentais turi būti įforminama kelionė ir degalų sunaudojimas. Visi autotransporto priemonės panaudojimo ir degalų suvartojimo duomenys gali būti nurodyti viename dokumente (jei įmonei tai patogu) arba išdėstyti keliuose dokumentuose (degalų nurašymo aktuose, įvairiuose suvestiniuose žiniaraščiuose ir kt.). Svarbu tvarkingai tvarkyti degalų apskaitą.
Sunaudotų degalų kiekį tvirtina įmonės vadovas ar jo įgaliotas asmuo. Apskaičiuojant apmokestinamąjį pelną, prie leidžiamų atskaitymų galima priskirti tik faktiškai nuvažiuotam (siejamam su pajamų uždirbimu) atstumui tenkantį degalų kiekį, neviršijantį norminio kiekio. Įmonė turi skaičiuoti ir sąnaudomis pripažinti faktiškai sunaudotus degalus. Nustačius, kad degalų sunaudojama daugiau nei nustatyta norma, reikėtų išsiaiškinti priežastį. Nesunaudoti degalai - ne sąnaudos. Leidžiamais atskaitymais pripažįstamas faktiškai sunaudotas kuras.
Nėra skirtumo, kokiu automobiliu važinėjant yra patirtos degalų sąnaudos. Degalai į sąnaudas nurašomi ne pagal normas, o pagal faktinį sunaudojimą. Kelionės lapų formos, pildymo taisyklių, rekvizitų, reikalavimų teisės aktai nenustato. Svarbu pažymėti, kad patvirtintoje įmonės viduje degalų sunaudojimo ataskaitoje, kelionės lapuose, ar kuro nurašymo akte nereikia detalizuoti maršrutų, kuriais automobilis važiavo (PMĮ 17 str.). VMI nereikalauja pildyti kelionės lapų su detaliais kelionės maršrutais. Kuro apskaita komandiruotės ir ne komandiruotės metu nesiskiria. Kad ir kur degalai būtų sunaudojami, jų apskaita turi būti tvarkoma.
Transporto priemonės kuro bake įvežti degalai negali būti naudojami kitoje transporto priemonėje. Baltarusijoje įsigyto kuro sąnaudos laikomos leidžiamais atskaitymais, kai kuras sunaudojamas įmonės veikloje.
Mokesčių aspektai, susiję su automobilių eksploatavimu
Jeigu įmonė leidžia darbuotojui naudotis įmonei priklausančiu automobiliu ne tik darbo tikslais ir toks automobilio naudojimas pripažįstamas darbuotojo pajamomis natūra GPM tikslais, kurios apmokestinamos kaip su darbo santykiais susijusios pajamos, leidžiamiems atskaitymams gali būti priskiriamos visos šio automobilio nusidėvėjimo, draudimo, eksploatavimo ir remonto išlaidos. Kai darbuotojas savo asmeninėms reikmėms degalus perka pats, jo pajamos natūra įvertinamos kaip 0,7 proc. VMI pozicija šiuo klausimu nepakito.
Nuomojant automobilį pagal panaudos ar nuomos sutartį, įmonė turi įrodyti, kad kuras sunaudotas įmonės veikloje pajamoms uždirbti ir/arba ekonominei naudai gauti. Įmonė, su darbuotojais, kurie gyvena kituose miestuose, sudarė panaudos sutartis. Visos šios išlaidos įmonei bus leidžiami atskaitymai, kadangi atsiranda GPM objektas (PMĮ 17 str. 1 d.), bet PVM atskaita negalima, nes degalai nėra sunaudojami PVM apmokestinamoje veikloje (PVMĮ 62 str.).
Mokesčių apskaičiavimo tikslais, kai įmonė gauna PVM sąskaitą faktūrą, rinkti degalų kvitus nėra privaloma. Degalų kvite gali būti įrašomas pirkėjo PVM kodas ar bet koks kitas pirkėjo rekvizitas. Vairuotojas, pirkdamas degalus, sumokėjo grynais. Įmonei pateikė degalų pirkimo kvitą be įmonės rekvizitų. Pagal LR pelno mokesčio įstatymo 11 str. 4 d., yra tam tikri apribojimai. Degalų pirkimo PVM atskaita pagal kasos aparato kvitą, kai bendra vertė didesnė kaip 500 Lt, negalima.
Papildžius degalų kortelę, apskaitoje registruojamas išankstinis mokėjimas (avansas) tiekėjui. Elektromobilių įkrovimo paslauga PVM apskaičiavimo tikslais yra laikoma prekių tiekimu.
Apskaitos dokumentų samprata ir klasifikacija
Apskaitos dokumentas - tai popierinis ar elektroninis liudijimas, patvirtinantis ūkinę operaciją arba ūkinį įvykį ir turintis rekvizitus, pagal kuriuos galima nustatyti ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio tapatumą. Visos ūkinės operacijos turi būti užregistruotos apskaitos registruose.
Apskaitos dokumentai klasifikuojami pagal kelis kriterijus:
- Pagal formą: pavyzdiniai, specialieji ir laisvos formos.
- Pagal paskirtį: tvarkomieji, pateisinamieji, buhalterinio įforminimo ir kombinuotieji.
- Pagal sudarymo periodiškumą: vienkartiniai ir kaupiamieji.
- Pagal duomenų apimtį: pirminiai ir suvestiniai.
- Pagal sudarymo vietą: vidiniai ir išoriniai.
tags: #automobiliu #uzpajamavimo #orderis