Automatinis atsakiklis, dažniausiai naudojamas atostogų metu, yra svarbi komunikacijos priemonė, leidžianti informuoti korespondentus apie jūsų laikiną nepasiekiamumą. Tačiau jo turinys turi būti kruopščiai apgalvotas, kad atspindėtų jūsų asmenybę ir organizacijos vertybes.
Asmenybės atspindys atostogų žinutėje
Doc. dr. L. Ramonienė nurodo, kad atostogų žinutė gali būti suformuluota pagal asmenybę. Pavyzdžiui, galima sukurti nuotaikingą atsakymą:
- „Labas! Ačiū už žinutę. Kol tu intensyviai dirbi prie savo darbo stalo, aš sunkiai kopiu į aukščiausią pasaulio kalną. Noriu išbandyti save, pasikrauti energijos ir grįžti į darbus lyg gimęs iš naujo.“
Svarbu pasvarstyti, ar žinutės turinys tikrai atspindi jūsų laiškų rašymo stilių, reprezentuoja jus kaip kolegą ir partnerį. Jeigu įprastai rašote šiltus, įspūdingais būdvardžiais praturtintus laiškus, o atostogų žinutėje paliekate šaltą atsaką - jos gavėjas gali tapti suglumęs ir nustebęs. Jeigu jūsų kasdieniai laiškai yra ilgesni nei kitų, jeigu juose daugiau emocijos nei kitų laiškuose - tai turi atsispindėti ir jūsų atostogų žinutėje.
Doc. dr. Lineta Ramonienė, ISM Vadybos ir ekonomikos universiteto Tarptautinės rinkodaros ir vadybos magistrantūros programos direktorė, pataria vidine komunikacija besirūpinantiems darbuotojams ir skyriams paruošti kelis atsakymų variantus ir pasiūlyti juos komandai. Visgi automatiniai atostogų elektroniniai laiškai neturi tapti socialinių tinklų žinučių pakaitalu.
Organizacijos vertybės automatinėse žinutėse
Automatinės žinutės gali būti proga priminti apie savo identitetą, pavyzdžiui, žinutėje paminint su atostogomis susijusią organizacijos vertybę. Tačiau turinio gali būti ir per daug - asmeninė informacija gali būti perteklinė ir kai kuriems gavėjams nepriimtina.
Pavyzdžiui, JAV itin populiari tapo ši atostogų žinutė: „Šiuo metu detoksikuojuosi nuo visų elektroninių prietaisų ir telefono liesti iki rugsėjo tikrai neplanuoju. Rekomenduoju taip padaryti ir tau“. Doc. dr. L. Ramonienė nurodo: „Kaip jaustumėtės gavę tokią žinutę? Jei su siuntėju Jūsų glaudus ryšys nesieja, greičiausiai pasijusite, kad ja buvo peržengtos jūsų asmeninės komunikacijos ribos.“
Profesionalumo išlaikymas
„Forbes“ automatinio atsakymo žinutėms primena ir bendrąjį e. laiškų etiketą: patikrinti ar nuorodos, nurodyti kontaktai veikia. Taip pat geriau nenaudoti datos trumpinių, nedalinti pažadų, pavyzdžiui, „atsakysiu, kai grįšiu“ - ar tikrai atsakysite į visus laiškus po atostogų? Kartais pasitaiko, kad ir atostogų metu, nustatę automatinius atsakymus, e. laiškų gavėjai vis tiek atsako į laiškus. Svarbu prisiminti, kad atostogų metu svarbu atsijungti ir pasikrauti energijos, o ne nuolat tikrinti el. paštą.
tags: #auto #atsakiklis #lietuviu #klaba