Įmonėje, turinčioje bent vieną automobilį nuosavybėje ar kitaip valdančią transporto priemonę, reikalingą įmonės veiklos vykdymui, privalu vesti kuro apskaitą. Tinkamai pagrįstos transporto priemonių kuro sąnaudos gali būti pagal nustatytas kuro sąnaudų normas, kelionių lapuose įregistruotus maršrutus ar tikslines išvykas. Atsižvelgiant į įmonės veiklos pobūdį, vykdomų kelionių tikslus bei transporto priemonių naudojimo sąlygas, įmonės apskaitoje galima savarankiškai nustatyti, kaip apskaitomas kuras.
Kuro apskaitos tvarkymo žingsniai
Norint, kad įmonės vadovas ir apskaitą tvarkantis asmuo nepasimestų kuro apskaitoje, svarbu atlikti kelis žingsnius:
- Pirmiausia, būtina patvirtinti kiekvieno automobilio kuro sunaudojimo normas.
- Antrasis žingsnis - kuro pajamavimas kiekvienam automobiliui atskirai (jei jų įmonėje yra daugiau nei vienas).
- Svarbiausias ir dažniausiai daugiausia keblumų sukeliantis reikalavimas - turėti įrodymus, jog išnaudotas kuras buvo skirtas įmonės reikmėms.
Kuro sunaudojimo įrodymas
Visi pagrindiniai kuro apskaitos duomenys turėtų būti fiksuojami kelionės lapuose arba kuro nurašymo aktuose. Nesvarbu, kuris iš šių dokumentų naudojamas, abiejuose iš jų privalo būti odometro (skaičiuojančio nuvažiuotą automobilio atstumą) duomenys (nurašomi mėnesio pradžioje ir pabaigoje) bei nurodyta, kas važinėjo automobiliu. Taip pat gali būti naudojami ir kiti dokumentai, pagrindžiantys automobilio naudojimą įmonės veikloje, pavyzdžiui, komandiruotės įsakymai, sąskaitos, važtaraščiai ir kt. Svarbu tvarkingai tvarkyti degalų apskaitą ir fiksuoti spidometro parodymus.
Sąlygos, pagrindžiančios automobilio naudojimą įmonės veikloje
Galime įvardinti sąlygas, kurias būtina atitikti norint pagrįsti, jog automobilis įmonėje naudojamas tinkamai:
- Automobilis būtinas įmonės ekonominei veiklai vykdyti ir ekonomiškai juo labiau apsimoka naudotis nei nuomojantis transporto priemonę arba naudojantis taksi paslaugomis. Svarbu pabrėžti, jog kelionė į darbą ir iš jo nėra laikoma darbo funkcija, todėl šis laikas priskiriamas automobilio naudojimui asmeniniams tikslams.
- Automobilis bei jo kuras naudojamas tik vykdant įmonės veiklą, arba tik vykdant įmonės veiklą ir šiek tiek asmeniniams tikslams, ir yra mokamos pajamos natūra. Natūra mokami mėnesiniai mokesčiai sudaro 55 proc. darbo užmokesčio nuo 0,75 proc. automobilio vertės. Itin svarbu, jog darbo tikslais automobilis būtų naudojamas ženkliai daugiau nei asmeniniams poreikiams.
- Turi būti detalūs kelionės lapai, kuriuose nurodoma: kas vairavo automobilį, kokiu tikslu ir pas ką buvo važiuota, tikslūs adresai, kur buvo važiuota, nuvažiuotų kilometrų skaičius. Kiti, važinėjimą įmonės automobiliu, pagrindžiantys dokumentai taip pat gali būti: komandiruotės, sąskaitos, važtaraščiai ir pan.
- Jei mokamas nuomos mokestis už darbuotojo nuosavo automobilio naudojimą darbo tikslais: mokama ne kiekvieną mėnesį, dažnai mokama už nuvažiotų kilometrų skaičių. Mokama nuomos kaina privalo atitikti rinkos kainą ir į ją turi būti įskaičiuota degalų kaina.
- Įmonėje turi būti patvirtintos automobilio naudojimo, degalų įsigijimo ir kitos panašios tvarkos, susijusios su automobilio eksploatacija.
Pajamos natūra
Pajamos iš turto mokesčių ir šių pajamų atotrūkiai savivaldybėse
Šiomis dienomis vis dažniau kalbama apie asmeniniais tikslais naudojamą įmonei priklausantį automobilį. Naudojant transporto priemonę asmeniniams poreikiams privalo būti skaičiuojamos pajamos natūra už automobilį. Pajamas natūra apibūdiname kaip neatlygintinai, mainais ar lengvatine kaina gautą turtą ar paslaugas, kitą gautą naudą, kai iš to gaunama nauda pinigine išraiška galėtų būti priskiriama pajamoms. Paprasčiau tariant, pajamoms natūra priskiriama gauta darbuotojo nauda asmeniniais tikslais naudojant įmonės turtą (pvz., automobilį, baldus, techniką ir pan.).
Pajamų natūra skaičiavimo būdai
Pajamos natūra yra pajamų gavimo forma, bet ne pajamų rūšis. Kai pajamos natūra pripažįstamos, būtina nustatyti pajamų rūšį, gautą naudą pinigine išraiška bei nustatyti pajamų gavimo laiką ir pajamų klasę. Jei įmonės automobilis naudojamas darbuotojo asmeniniais tikslais, pajamos natūra gali būti skaičiuojamos dviem būdais:
- Taikant ir naudojant automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą. Pajamos natūra apskaičiuojamos dauginant automobilio nuomos tikrosios rinkos kainą iš automobilio naudojimo darbuotojo asmeniniams poreikiams procentinės dalies. Skaičiuojant šiuo būdu, į pajamas natūra įeina automobilio eksploatavimo išlaidos, išskyrus kurą, sunaudotą darbuotojo asmeniniams reikalams.
- Remiantis automobilio tikrosios rinkos kainos procentine dalimi. Tikroji rinkos kaina dauginama iš 0,70 proc. (jei neįskaičiuojama kuro kaina) arba 0,75 proc. (kai įskaičiuojamas ir kuras). Naudojantis šiuo būdu, pajamų natūra apskaičiavimui neberekia nustatinėti faktiškai ne darbo reikalais naudoto automobilio laiko.
Taigi, pajamų natūra skaičiavimas nėra sudėtingas procesas. Itin svarbu įmonės vidaus tvarkos taisyklėse ir kituose įmonės teisės aktuose apibrėžti visus su pajamų natūra skaičiavimu susijusius klausimus. Svarbiausia visuomet, kai atsiranda pajamos natūra - nustatyti, kada jos atsiranda ir ar jos tikrai atsirado. Didelė tikimybė, jog tikrinant įmonei priklausančius automobilius bei jų eksploatavimo procesą, galima sulaukti priverstinio lengvųjų automobilių naudojimo apmokestinimo, traktuojant mokestį kaip pajamas natūra už praėjusius 5 metus. Taip nutinka, jei automobilis verslo tikslais naudojamas tik labai retai arba jei automobilis naudojamas biuro darbuotojų, kurie didžiąją darbo laiko dalį praleidžia biure ir pastovus automobilis jiems tikrai nėra būtinas, o taip pat jei automobilis nuomojamas iš darbuotojo, mokant jam mėnesinį piniginį atlyginimą. Kitaip, jeigu įmonė leidžia darbuotojui naudotis įmonei priklausančiu automobiliu ne tik darbo tikslais ir toks automobilio naudojimas pripažįstamas darbuotojo pajamomis natūra GPM tikslais, kurios apmokestinamos kaip su darbo santykiais susijusios pajamos, leidžiamiems atskaitymams gali būti priskiriamos visos šio automobilio nusidėvėjimo, draudimo, eksploatavimo ir remonto išlaidos.
Kuro sąnaudų skaičiavimas ir dokumentavimas
Siekiant degalų sąnaudas laikyti leidžiamais atskaitymais, būtina pagrįsti, jog tam tikra transporto priemonė tuos degalus naudoja verslo tikslams, įmonės pajamoms uždirbti ar gauti kitokią naudą įmonės veiklai. Degalų sąnaudų sąsajas su pajamų uždirbimu turi pagrįsti degalų sunaudojimo bei įsigijimo dokumentai, tuo pačiu įrodantys, jog tam tikra transporto priemonė įsigytus degalus naudoja verslo tikslais. Atsižvelgiant į įmonės veiklos pobūdį bei kitas darbo sąlygas, pati įmonė turi galimybę nustatyti, kokiais dokumentais turi būti įforminamas kuro bei kitų, su kurą naudojančių priemonių eksploatavimu susijusių, medžiagų sąnaudų vedimas. Gali būti pasirenkama naudoti degalų nurašymo aktus, degalų sunaudojimo ataskaitas ir pan. Naudojant tokius dokumentus, kuro bei kitos su automobilių naudojimu susijusios sąnaudos gali būti pripažintos leidžiamais atskaitymais ir be dokumentų, kuriuose detaliai išdėstomi automobiliu važiuoti maršrutai (kelionės lapai). Itin svarbu paminėti, jog praktikoje itin dažnai, tikrinant kuro sąnaudų ataskaitas ir jas prašant pagrįsti, reikalaujama kelionės lapų. Kiti įmonės pateikti kuro sąnaudas pagrindžiantys dokumentai laikomi nepakankamais. Tokie reikalavimai dažniausiai pateikiami tose tikrinamose įmonėse, kuriose ir taip matomas akivaizdus piktnaudžiavimas nepagrįstu įmonės automobilių eksploatavimu.
Jei transporto priemonę vairuoja vienas asmuo, buhalteriškai kuras gali būti nurašomas į neleidžiamus atskaitymus, jei nėra tinkamai dokumentuotas jo panaudojimas. Nuomojant automobilį pagal panaudos ar nuomos sutartį, įmonė turi įrodyti, kad kuras sunaudotas įmonės veikloje pajamoms uždirbti ir/arba ekonominei naudai gauti. Kokie turi būti įrodymai, įmonė sprendžia pati. Visų pirma, įmonė turi patvirtinti degalų normą. Degalų norma galima nustatyti pagal bandomuosius važiavimus ar pagal techninę dokumentaciją. Bet kokiu atveju, degalų sunaudojimo norma turi būti techniškai pagrįsta. Svarbu pažymėti, kad patvirtintoje įmonės viduje degalų sunaudojimo ataskaitoje, kelionės lapuose ar kuro nurašymo akte nereikia detalizuoti maršrutų, kuriais automobilis važiavo (PMĮ 17 str.).
Kuro likučio neatitikimas ir jo pripažinimas sąnaudomis
Kai faktiškas kuro likutis transporto priemonės bake neatitinka buhalterinės apskaitos duomenų, svarbu tinkamai dokumentuoti šį neatitikimą. Komisijos surašytas neatitikimo aktas yra būtinas dokumentas, patvirtinantis kuro trūkumą. Tačiau vien tik šio akto gali nepakakti, kad visas trūkstamas kuras būtų automatiškai nurašytas į sąnaudas ir pripažintas leidžiamaisiais atskaitymais.
Finansų ministerijos nutarimuose ir kituose teisės aktuose yra nustatyti apribojimai dėl išlaidų pripažinimo sąnaudomis, ypač kai naudojami kasos aparatų kvitai. Išlaidos gali būti pripažintos sąnaudomis pagal kasos aparatų kvitus, jeigu prekių ar paslaugų, kurių įsigijimą patvirtina kasos aparato kvitas, vertė (įskaitant PVM) neviršija nustatytos ribos. Finansų ministras turi teisę nustatyti papildomus apribojimus.
Kuro čekiai su ne visais rekvizitais
Iškyla klausimas, ką daryti, kai šefas pateikia kuro čekius, kuriuose yra tik keli firmos rekvizitai, arba jų visai nėra. Tokiu atveju svarbu suprasti, ar visą sumą su PVM galima traukti į sąnaudas ir ar tai apskritai galima pripažinti sąnaudomis. Vienas iš galimų sprendimų - kuro įsigijimo akte nurodyti praeito mėnesio pabaigos kuro likutį. Atėmus kuro nurašymo akte gautą sumą, galima matyti likutį kiekvieno automobilio bake. Tačiau svarbu atkreipti dėmesį, ar tai yra tinkamai įformintas įsigytas kiekis.
Jei dalis kuro įsigyta su firminiais čekiais, o kita dalis - be jų, gali tekti taikyti skirtingus metodus. Pavyzdžiui, jei pirktų 100 litrų kuro, už 20 litrų yra čekis su rekvizitais, o už likusius 80 litrų - ne, kelionės lape galima rašyti, kad sudeginta 100 litrų. Sumą už 80 litrų būtų galima traukti į sąnaudas iš likutinio pelno, o už 20 litrų - kaip sąnaudas už kurą. Vairuotojas, pirkdamas degalus, sumokėjo grynais. Įmonei pateikė degalų pirkimo kvitą be įmonės rekvizitų. Pagal LR pelno mokesčio įstatymo 11 str. 4 d. ir PMĮ 17 str. 1 dalys, įmonė su darbuotojais, kurie gyvena kituose miestuose, sudarė panaudos sutartis. Visos šios išlaidos įmonei bus leidžiami atskaitymai, kadangi atsiranda GPM objektas, bet PVM atskaita negalima, nes degalai nėra sunaudojami PVM apmokestinamoje veikloje (PVMĮ 62 str.).
Buhalterinės apskaitos ir teisės aktų sąveika
Svarbu atidžiai sekti teisės aktų pasikeitimus, susijusius su nutarimais dėl kuro sąnaudų. Pavyzdžiui, nutarimo Nr. 2.2 pakeitimai gali turėti įtakos išlaidų pripažinimui. Tinkamas visų dokumentų tvarkymas ir teisės aktų laikymasis yra esminiai aspektai, siekiant teisingai apskaityti kuro sąnaudas ir išvengti galimų problemų su mokesčių inspekcija. Nepakanka tik tikėti pateiktais dokumentais; svarbu žinoti pačiam ir užtikrinti, kad viskas atitiktų reikalavimus.
Apibendrinant, vykdant bent minimalius reikalavimus kuro apskaitoje galima jaustis ramesniems. Lengviausia, žinoma, toms įmonėms, kurios nuolat naudoja automobilius tik darbo reikalams (pavyzdžiui: kurjeriai, meistrai važiuojantys pas klientus į namus, interneto ir kitų telekomunikacijų atstovai ir pan.) ir turi tai pagrindžiančius dokumentus. Viena iš aktualiausių buhalterinės apskaitos sričių, susijusių su transporto priemonėmis, yra kuro sąnaudų nurašymas ir pripažinimas leidžiamaisiais atskaitymais. Dažnai kyla klausimų, kaip elgtis, kai faktiškas kuro likutis transporto priemonės bake neatitinka buhalterinės apskaitos duomenų.