Įmonės automobilių naudojimas ir apmokestinimas

Dažnas verslas savo veikloje naudoja automobilius - juos įsigyja, nuomojasi ar naudojasi pagal panaudą. Taip pat vis daugiau įmonių galvoja apie aplinkai draugiškesnį transportą ir renkasi elektromobilius. Įmonės automobilis dažnai atrodo kaip paprastas sprendimas - patogu darbuotojui, efektyvu verslui. Visgi, realybėje tai viena iš jautriausių sričių mokesčių prasme. Net ir nedidelės detalės, pavyzdžiui, kur automobilis laikomas po darbo, gali turėti tiesioginę įtaką mokesčiams.

Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ypač atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais. Įmonių automobilių naudojimas ne tik darbo reikalams, bet ir asmeniniams poreikiams yra svarbus ir kartu jautrus klausimas, kurį reikia tinkamai apsvarstyti įmonės vadovui. Atviras kalbėjimas apie automobilių naudojimą asmeniniams tikslams yra esminės svarbos, nes tai padeda išvengti nemalonių mokestinių pasekmių.

Automobilių naudojimo tvarka ir taisyklės

„Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė Božena Sliževska išskiria 5 patarimus, į ką svarbu atkreipti dėmesį, naudojant įmonės automobilius veikloje.

1. Patvirtinkite automobilių naudojimo taisykles

„Įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius“, - teigia „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė B. Sliževska. Ji atkreipia dėmesį, kad įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti.

Jei automobiliai naudojami asmeniniais tikslais ne darbo metu, tai taip pat turi būti aptarta taisyklėse. „Svarbu pažymėti, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais. Nuo jų privaloma skaičiuoti gautas pajamas natūra ir mokėti gyventojų pajamų mokestį (GPM) bei „Sodros“ įmokas“, - sako B. Sliževska.

Naudojant tarnybinius automobilius įmonės veikloje labai svarbu turėti oficialiai patvirtintas taisykles. Šiose taisyklėse turėtų būti aprašytos automobilių naudojimo sąlygos ir tvarka, transporto priemonių saugojimas, ridos ir degalų apskaita, techninė priežiūra ir remontas bei darbuotojų atsakomybė. Leidimas naudoti automobilį gali būti įformintas „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“ arba atskiru susitarimu.

2. Rinkite informaciją apie keliones

Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Juose privalu nurodyti kelionės datą, maršrutą, tikslą, nuvažiuotą atstumą ir sunaudotą kurą. „Dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams“, - pataria vyr. buhalterė. Kokiu būdu yra renkama ir pildoma informacija apie keliones, įmonė turi nusistatyti vidinėse taisyklėse.

Pagal Aplinkos ministerijos patvirtintą Tvarkos aprašą (įsakymas D1-324 2021 05 26) privaloma pildyti kuro apskaitos lentelę. Pastaba: odometro nurodymai atitinkamai turi koreliuoti su kuro norma ir nurašyto kuro kiekiu. Pasirinkus pildyti minėtąją lentelę nebėra poreikio pildyti kelionės lapų, pakanka pagal suformuotus kuro apskaitos lentelės duomenis nurašyti kurą apskaitos programoje, nurašymo aktą ir kuro apskaitos lentelę patvirtinti įmonės vadovo, arba jo įgalioto asmens parašu.

3. Veskite degalų ir automobilių eksploatavimo išlaidų apskaitą

Kalbėdama apie įmonės automobilių degalų ir kitų išlaidų apskaitą, vyr. buhalterė B. Sliževska išskiria kelis aspektus:

• Kuro pylimo tvarką (laiką, vietą ir pan.) įmonės nusistato individualiai, atsižvelgiant į darbuotojų darbo grafikus ir kelionių specifiką. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis.
• Darbuotojai kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras turi pateikti buhalterijai.
• Automobilio eksploatavimo išlaidos, įskaitant techninę priežiūrą, remontą, draudimą ir kitas susijusias išlaidas, turi būti pagrįstos sąskaitomis ar kitu dokumentu.

4. Sumokėkite mokestį už aplinkos teršimą

„Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Taip pat ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais“, - atkreipia dėmesį „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė. Deklaruoti ir sumokėti šį mokestį už praėjusius metus reikia iki vasario 15 d.

5. Jei turite elektromobilius

Anot B. Sliževskos, elektromobilių naudojimas reikalauja papildomo dėmesio įkrovimo infrastruktūrai ir įkrovimo išlaidų apskaitai, todėl įmonės taisyklėse aktualu apgalvoti keletą dalykų:

• Normos. Atsižvelgiant į turimus elektromobilius, įmonė turi patvirtinti elektros sunaudojimo normas.
• Įkrovimo infrastruktūra. Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Darbuotojai turi būti informuoti apie įkrovimo stotelių vietas ir įkrovimo procesą.
• Elektros energijos apskaita. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą. Tokie apskaitos sprendimai turi būti aprašyti įmonės vidinėse tvarkose.
• Įkrovimo išlaidos ir sąskaitos. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Tuomet įmonė sumoka tiesiogiai elektros energijos tiekėjui pagal sąskaitas.

Kai automobilis tampa „pajamomis natūra“

Viešųjų finansų, mokesčių teisės ir finansinės apskaitos teisinio reguliavimo specialistas Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad didžiausia klaida yra manyti, jog automobilis automatiškai laikomas tik darbo priemone. Darbdavio suteiktas automobilis darbuotojui nėra tik patogumas. Tam tikrais atvejais tai laikoma papildomomis pajamomis.

Martynas Endrijaitis akcentuoja, kad jeigu darbuotojas automobiliu naudojasi ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui, važiuoja iš darbo į namus ir atgal, tokia nauda laikoma pajamomis natūra. Tai reiškia, kad ji apmokestinama kaip su darbo santykiais susijusios pajamos. Kitaip tariant, net jei darbuotojas negauna papildomų pinigų, vien galimybė naudotis automobiliu gali padidinti jo mokestinę naštą. Darbo tikslams naudojamam automobiliui nėra papildomo apmokestinimo, tačiau svarbu įvertinti, ar automobilis reikalingas įmonės veiklai vykdyti.

Automobilis prie namų - pavojingas signalas VMI

Viena dažniausių situacijų - automobilis laikomas prie darbuotojo namų. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo logiška, tačiau mokesčių administratorius tai gali interpretuoti kitaip.

Martynas Endrijaitis atkreipia dėmesį, kad automobilio laikymas prie namų yra vienas iš kriterijų, leidžiančių manyti, jog jis naudojamas ir asmeniniais tikslais. Tačiau yra išimtis. Jei darbuotojo funkcijos reikalauja būti pasiruošus išvykti bet kuriuo metu, pavyzdžiui, techninės priežiūros ar avarinių situacijų sprendimo atveju, automobilis gali būti laikomas darbo priemone. Svarbiausia sąlyga - tai turi būti aiškiai apibrėžta darbo funkcijose, numatyta vidinėse įmonės tvarkose ir pagrįsta realiu poreikiu. Tokiu atveju mokestinės pasekmės neatsiranda.

Pajamų natūra samprata ir apmokestinimas

Darbuotojo nauda, gauta naudojantis darbdavio automobiliu asmeniniais tikslais, yra apmokestinama taip pat, kaip ir su darbo santykiais susijusios pajamos. Įmonės privalo apskaičiuoti ir deklaruoti šią naudą, o darbuotojai turi mokėti atitinkamus mokesčius, paskaičiuotus pagal automobilio nuomos rinkos vertę arba automobilio rinkos kainą.

VMI rekomenduoja, kad darbuotojo gauta nauda natūra dėl įmonės automobilio naudojimo asmeniniais tikslais kiekvieną mėnesį būtų įvertinta kaip 0,75 proc. automobilio tikrosios rinkos kainos. Ši vertė apmokestinama kaip darbuotojo pajamos natūra - tai yra priskaičiuojamas 20 proc. GPM ir „Sodros“ mokesčiai: PSD 6,98 proc., VSD 12,52 proc. ir darbdavio 1,77 proc. Visos šios patirtos išlaidos pelno mokesčio tikslais yra leidžiami atskaitymai.

Naudos apskaičiavimo būdai

Apskaičiuojant pajamas natūra už naudojimąsi įmonės automobiliu asmeniniais tikslais, galima pasirinkti vieną iš dviejų metodų:

1. Taikant procentą nuo automobilio tikrosios rinkos kainos:
   • Jei degalai nėra įskaičiuoti: taikomas 0,70% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.
   • Jei degalai yra įskaičiuoti: taikomas 0,75% nuo automobilio tikrosios rinkos kainos.

   Pirmasis variantas gali būti taikomas tik tuo atveju, jeigu įmonei priklausantis automobilis naudojamas įmonės veikloje, pvz.: darbuotojas juo važinėja atlikdamas darbo funkcijas ir papildomai šis automobilis naudojamas asmeniniais tikslais.

2. Pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą:

   Nauda apskaičiuojama pagal laikotarpį, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais, remiantis tikrąja automobilio nuomos rinkos kaina.

Svarbu paminėti, kad darbdaviui pasirinkus taikyti procentą nuo automobilio tikrosios rinkos vertės, tai iki tų metų mokestinio laikotarpio pabaigos jo keisti galimybės nėra. Pasirinkus pajamas natūra skaičiuoti pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą, sprendimą pakeisti galima, tik reikalinga atlikti darbuotojo gautų pajamų perskaičiavimą nuo metų pradžios iki kito būdo pasirinkimo. Rinkos kaina - tai suma, kurią sandorio metu nustato pardavėjas ir pirkėjas, siekdami pasiekti maksimalų abipusę naudą. Rinkos kainą galima nustatyti remiantis viešai skelbiamomis automobilių pardavimo kainomis arba rasti draudimo polise. Kitas būdas sužinoti informaciją apie transporto priemonių kainas Lietuvoje yra naudotis VšĮ „Emprekis“ platforma. Įmonės vadovas gali pasirinkti patogiausią apskaičiavimo metodą ir pritaikyti jį savo įmonėje.

Pavyzdys:

Darbdavys suteikia galimybę darbuotojui asmeniniams tikslams naudoti automobilį, kurio rinkos kaina yra 25 000 Eur. su PVM. Įmonė kompensuoja ir degalus, tad taikoma 0,75 proc. nuo rinkos kainos. Darbuotojo pajamos natūra 187,5 Eur. (25 000 * 0,75 proc.).

Kiti darbuotojo mokami mokesčiai:

• GPM - 37,50 Eur. (187,5 * 20 proc.).
• SoDra - 36,57 Eur. (187,5 * 19,5 proc.). Šis procentas taikomas tada, jei darbuotojas papildomai nekaupia pensijos sodroje, kaupimo atveju papildomai taikoma 3 proc.

Mokesčius galima išskaityti iš darbuotojo darbo užmokesčio arba įmonė gali padengti juos iš savo lėšų. Jei įmonė sumoka paskaičiuotus mokesčius iš savo lėšų, ši suma nėra leidžiama atskaityti pelno mokesčio tikslais. Pritaikytų mokesčių dydžiai gali svyruoti dėl taikomo / netaikomo darbuotojo NPD.

Kiti darbdavio mokami mokesčiai:

• SoDra - 3,32 Eur. (187,5 * 1.77 proc.).
• PVM - 2.63 Eur. (25000 * 0.05 proc * 21 proc.). Įmonė turi išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.

Kitos apskaičiavimo būdus ir informaciją, kaip teisingai sumokėti ir apskaityti mokesčius, galima aptarti su buhaltere. Buhalterė pasirūpins, kad priskaičiuotas PVM būtų teisingai deklaruotas ir padarys atitinkamus buhalterinius įrašus. Nuo darbuotojų pajamų natūra apskaičiuojamas GPM ir „Sodros“ įmokos išskaičiuojami iš darbuotojo atlyginimo, sąnaudomis pripažįstama tik darbdavio „Sodros“ įmokų dalis.

MB narių ir IĮ savininkų pajamos natūra

Mažosios bendrijos nario automobilio naudojimas Mažosios bendrijos veikloje galimas sudarius panaudos, nuomos arba lizingo sutartis. Taip pat pagal Mažųjų bendrijų įstatymo 8 straipsnio nuostatas, asmeninis nario turtas gali būti panaudojamas kaip MB nario įnašas, perduotas MB. Įnašu gali būti pinigai ar kitoks turtas, išskyrus darbus ir paslaugas.

MB narių ir IĮ savininkų pajamos natūra gali būti apmokestintos dvejopai: kaip su darbo santykiais susijusios pajamos GPM ir „Sodros“ įmokomis arba kaip dividendai (pelno iš įmonės paėmimas). Tai priklauso nuo MB nario ir IĮ savininko pasirinkimo. Pirmu pasirinkimu visos automobilio eksploatavimo ir kitos išlaidos yra leidžiami atskaitymai. Jeigu pajamos natūra pasirenkama laikyti dividendais, tuomet dalis susijusių išlaidų leidžiamais atskaitymais nebūtų galima.

Įmonės vadovai turėtų apibrėžti kokia suma bus skiriama į neleidžiamus atskaitymus, nes įstatymas to neapibrėžia, pvz.: vadovas numato, kad naudosis automobiliu asmeniniams poreikiams apie 30 proc., laiko, tad galima žymėti, kad neleidžiami atskaitymai bus 30 proc., o visa kita leidžiami atskaitymai.

Nuoma darbuotojui - viena iš optimizavimo strategijų

Vienas iš būdų išvengti pajamų natūra - automobilio nuoma darbuotojui. Martynas Endrijaitis paaiškina, kad jei darbuotojas už naudojimąsi automobiliu moka rinkos kainą, nelaikoma, jog jis gauna papildomų pajamų. Tokiais atvejais įmonei gali būti perskaičiuoti mokesčiai, priskaičiuoti delspinigiai ar net baudos. Martynas Endrijaitis paaiškina, kad jei darbuotojas už naudojimąsi automobiliu moka rinkos kainą, nelaikoma, jog jis gauna papildomų pajamų. Tokiais atvejais įmonei gali būti perskaičiuoti mokesčiai, priskaičiuoti delspinigiai ar net baudos.

Pelno mokesčio įstatymo pakeitimai nuo 2025 metų

Nuo 2025 metų įsigalioja nauji apribojimai lengvojo automobilio įsigijimo sąnaudų pripažinimui leidžiamais atskaitymais. Leidžiama suma priklausys nuo automobilio CO2 kiekio:

Šis ribojimas galioja ir automobilio nuomos sąnaudoms. Trumpalaikei autonuomai, kuri trunka iki 30 dienų per mokestinį laikotarpį, šis apribojimas nėra taikomas. Apskaičiuojant apmokestinamąjį pelną, sunaudotų degalų (kuro) ir elektros įsigijimo kaina, taip pat kitos degalus (kurą) ir elektrą naudojančios priemonės eksploatavimo išlaidos (pvz., remontas, techninė priežiūra) yra leidžiami atskaitymai.

PVM atskaita už įmonės automobilius

PVM atskaita - ar užtenka vienos nuomos dienos?

Vienas dažniausių klausimų - ar galima susigrąžinti automobilio pirkimo PVM. Teoriškai - taip. Praktikoje - tik su įrodymais. Martynas Endrijaitis paaiškina, kad jei automobilis bent trumpam naudojamas PVM apmokestinamoje veikloje (pvz., nuomojamas), atsiranda galimybė taikyti PVM atskaitą. Tačiau būtina įrodyti, kad:

• sandoris nėra dirbtinis;
• veikla vykdoma realiai;
• PVM apskaičiuotas ir sumokėtas.

Jeigu šios sąlygos įvykdytos, dalis PVM gali būti susigrąžinta.

Kaip skaičiuojama PVM dalis?

PVM atskaita už lengvąjį automobilį tikslinama per 5 metus. Tai reiškia, kad visa suma negali būti atskaitoma iš karto.

Pavyzdys:

• Automobilio kaina - 24 200 Eur
• PVM suma - 4 200 Eur
• Metinė PVM dalis: 4 200 / 5 = 840 Eur
• Mėnesinė dalis: 840 / 12 = 70 Eur

Tai reiškia, kad jei automobilis nuomojamas vieną mėnesį, į PVM atskaitą galima įtraukti 70 Eur. Atitinkamai galima skaičiuoti ir dienomis - kuo trumpesnis naudojimo laikotarpis, tuo mažesnė atskaitoma suma.

Dažniausios klaidos, kurios kainuoja brangiai

Praktikoje įmonės dažniausiai susiduria su tomis pačiomis problemomis:

• Neapibrėžtas naudojimas. Kai nėra aišku, ar automobilis naudojamas tik darbui, ar ir asmeniškai, atsiranda rizika papildomiems mokesčiams.
• Per maža nuomos kaina. Bandymas „optimizuoti“ gali atsisukti prieš pačią įmonę.
• Dokumentų trūkumas. Be įrodymų net ir teisėta schema gali būti laikoma dirbtine.
• Netinkamas PVM taikymas. Formaliai atliktas sandoris dar nereiškia, kad PVM atskaita bus pripažinta.

Rekomendacijos įmonių vadovams

Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad saugiausia strategija - skaidrumas ir pagrįstumas. Jei įmonė gali aiškiai paaiškinti kiekvieną sprendimą, mokesčių rizika ženkliai sumažėja.

Kaip optimizuoti mokesčius? Automobilio naudojimas įmonėje gali būti efektyvus sprendimas, tačiau tik tada, kai viskas daroma strategiškai. Svarbiausia ne „apeiti“ mokesčius, o juos valdyti:

• aiškiai apibrėžti naudojimo tvarką;
• įsivertinti realų poreikį;
• taikyti rinkos kainas;
• kaupti įrodymus;
• planuoti PVM atskaitą iš anksto.

Jeigu įmonėje yra bent vienas automobilis, verta įsivertinti:

• ar jis naudojamas tik darbo tikslais;
• ar darbuotojai juo naudojasi po darbo;
• ar nuomos kaina atitinka rinką;
• ar turite visus reikalingus dokumentus.

Nes šioje srityje net smulkios detalės gali lemti didelius finansinius skirtumus. Ir dažniausiai klausimas nėra „ar turite riziką“, o „kiek ji jums kainuos, jei ją ignoruosite“.

Jei automobilis įmonės veikloje reikalingas tik epizodiškai, rekomenduojama naudotis taksi ar dalinimosi automobiliais paslaugomis.

Kaip paprasčiau valdyti automobilio išlaidas ir dokumentus?

Automobilio naudojimas įmonėje neišvengiamai reiškia daug apskaitos: kuro čekiai, remonto sąskaitos, nuomos dokumentai ar net kelionių apskaita. Būtent čia dažnai atsiranda klaidos, kurios vėliau kainuoja papildomus mokesčius. Tokios platformos kaip „Sąskaita123“ leidžia paprastai ir greitai išrašyti sąskaitas, sekti išlaidas bei tvarkyti finansinius dokumentus vienoje vietoje, todėl lengviau užtikrinti, kad visi automobilio naudojimo kaštai būtų tinkamai pagrįsti. Tvarkinga apskaita ne tik sumažina rizikas, bet ir leidžia aiškiai matyti realią automobilio kainą įmonei.

tags: #isakymas #naudoti #automobili #imones #veikloje