Kelionės lapo pavyzdys automobiliui

Šis dokumentas yra pavyzdinis automobilio kelionės lapas, skirtas įmonėms. Jame yra laukai kelionės išvykimo ir atvykimo vietoms, skaitiklio parodymais ir kita svarbia informacija įrašyti.

Kelionės lapo pildymo ypatumai ir reikalavimai

Pagal galiojančius Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) išaiškinimus, kelionės lapas turi būti pildomas ranka. Nors galima spausdinti dokumentą kaip formą, pildyti jį kompiuteriu nerekomenduojama, nes VMI gali neįskaityti išlaidų į sąnaudas.

Kelionės lapuose vedama kuro apskaita, skaičiuojami dienpinigiai ir registruojamos visos vairuotojo patirtos išlaidos kelionės metu, tokios kaip kuras, mokesčiai už kelius, stovėjimo aikšteles ir kitos.

Kai kurie įmonės naudoja kuro nurašymo aktus, siekdamos supaprastinti procesą. Tokie aktai padeda atsekti kuro sunaudojimą ir apskaityti jį.

Kelionės lapo struktūra ir duomenų įvedimas

Kelionės lapas gali būti suskirstytas į atskiras maršruto atkarpas, kuriose įvyko tam tikri pasikeitimai, pavyzdžiui, pasikeitė vairuotojas, krovinys, šalis ar dienpinigių norma. Norint tinkamai įvesti maršrutą, visos maršruto vietovės turi būti iš anksto suvestos vietovių sąraše.

Maršruto atkarpos aprašymas

Skirtuke "Maršrutas" kuriamas naujas įrašas kiekvienai atkarai. Pirmame įraše nurodoma tik maršruto pradžia. Kiekvieno sekantį įrašą pradedama nuo ankstesnio įrašo pabaigos taško. Laikas vedamas pagal poreikį, tačiau realaus laiko įvedimas svarbus, jei skaičiuojami dienpinigiai, nes tai leidžia programai nustatyti kelionės dienų skaičių. Jei laikas nenurodomas, dienų skaičius gali būti įvestas ranka.

• Papildomo kuro norma: Lauke "Pap.kuras" nurodomas procentas, kiek tam tikroje atkarpoje automobilio kuro norma turėtų būti padidinta arba sumažinta.
• Papildomo krovinio svoris: Jei automobilis veža papildomą krovinį, lauke "Pap.svoris" nurodomas jo svoris tonomis. Tai svarbu, jei automobilio kuro normai taikomas priedas už 100t/km.

Transporto priemonės ir priekabos aprašymas

Paspaudus mygtuką "Automobiliai", aprašoma kelionės lapo transporto priemonė ir galimos priekabos. Jei automobilis važiavo visą maršrutą, pradiniai ir galutiniai taškai lieka nepakeisti. Lauke "Spidometras" galima suvesti spidometro rodmenis, nors tai nėra privaloma. Jei tai ne pirmas kelionės lapas šiam automobiliui, laukas "Išvyko" automatiškai užsipildo iš ankstesnio kelionės lapo lauko "Atvyko". Jei maršruto atkarpoje naudojamas papildomas kuras, laukuose "Pap.kuras" nurodomas jo procentas arba kiekis litrais. Jei aprašoma priekaba, jos tipas pakeičiamas į "Priekaba".

Vairuotojų aprašymas

Paspaudus mygtuką "Vairuotojai", aprašomi visi kelionėje dalyvavę vairuotojai. Vairuotojo aprašyme turi būti nurodyta, kad jo kodas bus naudojamas transporto modulyje, ir priskirta atskaitingo asmens sąskaita iš sąskaitų plano. Jei vairuotojui bus skaičiuojami dienpinigiai, jam priskiriamas atitinkamas kodas. Laukuose "Pr.taškas" ir "Pb.taškas" nurodoma vairuotojo pravažiuoto maršruto pradžia ir pabaiga.

Darbo aprašymas

Darbas kelionės lape aprašomas, kai automobilio kuro norma skaičiuojama ne pagal nuvažiuotą atstumą, o pagal laiką, arba kai vairuotojo atlygis skaičiuojamas pagal darbuose nurodytus įkainius. Paspaudus mygtuką „Darbai“, iš kodų sąrašo pasirenkamas atitinkamas darbo kodas. Darbai aprašomi kodų sąraše ("Kortelės" ->"Kodai"), kodui priskiriant tipą "Darbai (Transportas)". Galima nustatyti požymį "Kurą skaičiuoti nuo laiko" ir nurodyti darbų įkainius.

Vairuotojo atskaitomybė

Vairuotojo atskaitomybė apima išmokas vairuotojui ir jo atliktus pirkimus bei mokėjimus, pavyzdžiui, avansus, kuro pirkimą, detalių įsigijimą, mokesčius už kelius ar viešbučius. Kelionės lape dalyvaujančių vairuotojų sąraše pasirenkamas vairuotojas ir automobilis.

• Kuras: Reikšmė "Kuras" pasirenkama, kai kuras yra perkamas arba pilamas iš padalinio likučių. Kuras yra prekė, aprašyta automobilio kortelėje. Ši operacija fiksuoja nupirkto arba iš padalinio nurašyto kuro įpylimą į automobilio baką. Kuras bake užpajamuojamas ir nusirašo tik paskaičiavus jo sunaudojimą.
• Nusipirkto kuro fiksavimas: Jei lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš sąskaitos", tai reiškia, kad vairuotojas pats perka kurą. Įvedamas kuro kiekis, suma ir PVM. Automatiškai įrašoma vairuotojo sąskaita iš menedžerio aprašymo. Jei vairuotojas moka ne iš savo sąskaitos ir reikia užfiksuoti skolą tiekėjui, lauke "Klientas" įvedamas tiekėjo kodas.
• Kuro nurašymas iš padalinio: Jei lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš padalinio", nurodomas tik kuro kiekis.
• Kitų prekių ar paslaugų fiksavimas: Reikšmė "Prekė" pasirenkama, kai perkama arba nurašoma iš padalinio likučių kita prekė, ne kuras. Reikšmė "Kodas" pasirenkama, kai vairuotojui pervedama tam tikra suma arba jis perka paslaugas. Šie kodai aprašomi kodų sąraše ("Kortelės" ->"Kodai"), jiems priskiriant tipą "Vairuotojo atskaitomybė (Transportas)". Nuo pasirinktos rūšies priklauso, ar tai avansas vairuotojui, ar jo atsiskaitymas. Vairuotojo atskaitomybės operacijos gali būti atliekamos įvairiomis valiutomis.

Skaičiavimai ir kelionės lapo užbaigimas

Baigus vesti kelionės lapą, atliekami reikalingi skaičiavimai: sunaudoto kuro, dienpinigių, darbo užmokesčio. Kai visi duomenys suvesti ir patikrinti, kelionės lapo tipas pakeičiamas į "Baigtas", ir jis perkeliamas. Tokiu būdu automatiškai nusirašo sunaudotas kuras ir suformuojama Didžiosios knygos operacija.

tags: #automobilio #keliones #lapas #pavyzdys