Vairuotojo kelionės ataskaitos pildymas ir reikšmė

Automobilių kelionės lapų pildymas yra būtina veiklos dalis kiekvienoje įmonėje, siekiančioje efektyviai ir skaidriai valdyti savo transporto priemonių eksploatavimo sąnaudas. Šis procesas ne tik padeda patvirtinti transporto naudojimą verslo reikmėms, bet ir yra prevencinė priemonė prieš galimą piktnaudžiavimą, kartu mažinant riziką susidurti su mokesčių administratoriaus klausimais.

Kelionės lapo paskirtis ir pagrindiniai duomenys

Kelionių registravimo žurnalas - tai dokumentas, užfiksuojantis informaciją apie transporto priemonių naudojimą ir eksploatavimą per tam tikrą laikotarpį. Jo paskirtis - patvirtinti automobilių naudojimą įmonės veikloje, įrašyti keliones, jų tikslus, važiavimo datas ir atstumus, taip pat kuro sąnaudas.

Automobilio kelionės lapas padeda įmonėms užtikrinti skaidrų ir efektyvų transporto išlaidų valdymą, leidžia stebėti automobilių naudojimo efektyvumą ir kontroliuoti eksploatavimo išlaidas. Kelionės lape turėtų būti užfiksuoti šie pagrindiniai duomenys:

• Automobilio markė ir valstybinis numeris.
• Laikotarpis, per kurį naudojama transporto priemonė.
• Vairuotojo vardas ir pavardė.
• Kiekvienos kelionės išvykimo ir atvykimo datos bei laikai, maršrutai ir važiavimo tikslai.
• Kuro pirkimas ir sunaudojimas.

Informacija apie kuro likutį mėnesio pradžioje ir pabaigoje bei per mėnesį įsigytą kuro kiekį padeda tiksliai apskaičiuoti sunaudoto kuro kiekį.

Detalus kelionės lapo pildymas

Teisingas kelionės lapo užpildymas reikalauja dėmesingumo ir tikslumo. Žemiau pateikiamas detalus pildymo gidas:

1. Bendra informacija ir kelionės laikas

Įvedamas kelionės pradžios ir pabaigos laikas - planuojamas (jeigu bus naudojamas analizei) ir realus. Įrašomas papildomo krovinio svoris tonomis. Pagrindinis krovinys bus aprašytas transporto važtaraštyje. Kiti laukai pildomi pagal poreikį.

2. Maršruto suskaidymas ir duomenų įvedimas

Visas kelionės lapo maršrutas skaidomas į atkarpas, kuriose įvyko kažkokie pasikeitimai: pasikeitė vairuotojas ar krovinys, šalis, dienpinigių norma ir pan. Tam, kad būtų galima suvesti kelionės lapo maršrutą, vietovių sąraše turi būti suvesti visi maršruto taškai (vietovės). Skirtuke "Maršrutas" kuriamas naujas įrašas. Pirmame įraše nurodoma tik maršruto pradžia. Į tolesnio įrašo pradžios tašką visada įkrenta prieš tai buvusio įrašo pabaigos taškas.

Laikas vedamas pagal poreikį. Jeigu toje atkarpoje bus skaičiuojami dienpinigiai, tai svarbu įvesti realų laiką, - tada programoje matysis kelionės dienų skaičius. Nepildant laiko, dienų skaičių galima įvesti ranka. Lauke "Pap.kuras" nurodomas procentas, kiek toje atkarpoje automobiliui reikia padidinti arba sumažinti jam nustatytą kuro normą. Jei automobilis toje maršruto atkarpoje veža papildomą krovinį, lauke "Pap.svoris" nurodomas krovinio svoris tonomis. Tai ypač svarbu, jei automobiliui priklauso kuro normos priedas už 100t/km.

3. Automobilio ir priekabų aprašymas

Paspaudus mygtuką "Automobiliai", aprašomas kelionės lapo automobilis ir priekabos. Pasirenkamas automobilis. Jeigu jis važiavo visą maršrutą, tai laukai "Pr.taškas" ir "Pb.taškas" nekeičiami. Lauke "Spidometras" suvedami spidometro parodymai (nebūtini).

Automobiliui pildant ne pirmą kelionės lapą, laukas "Išvyko" užsipildo automatiškai iš praeito kelionės lapo lauko "Atvyko". Jei maršruto atkarpoje naudojamas papildomas kuras, tai laukuose "Pap.kuras" nurodomas papildomai naudojamo kuro procentas arba kiekis litrais. Jeigu aprašoma priekaba, tai tipas pakeičiamas į "Priekaba".

4. Vairuotojų aprašymas

Paspaudus mygtuką "Vairuotojai", aprašomi visi kelionėje važiavę vairuotojai. Menedžerių sąraše aprašant vairuotoją turi būti nurodoma, kad jo kodas bus naudojamas transporto modulyje, ir iš sąskaitų plano priskiriama atskaitingo asmens sąskaita. Jeigu jam bus skaičiuojami dienpinigiai, iš kodų sąrašo priskiriamas dienpinigių kodas. Laukuose "Pr.taškas" ir "Pb.taškas" nurodoma vairuotojo pravažiuoto maršruto pradžia ir pabaiga.

5. Darbų aprašymas

Kelionės lape darbai aprašomi tuo atveju, kai automobilio kuro norma skaičiuojama ne nuo pravažiuoto atstumo, o nuo laiko, arba kai vairuotojui skaičiuojamas užmokestis pagal darbuose aprašytus įkainius. Paspaudus mygtuką „Darbai“, iš kodų sąrašo pasirenkamas darbo kodas. Darbai aprašomi kodų sąraše ("Kortelės" -> "Kodai"), kodui priskiriant tipą "Darbai (Transportas)". Jei reikia, uždedamas požymis "Kurą skaičiuoti nuo laiko" ir nurodomi darbų įkainiai.

6. Vairuotojo atskaitomybė

Vairuotojo atskaitomybė apima išmokas vairuotojui ir paties vairuotojo atliktus pirkimus bei mokėjimus, pvz.: vairuotojui išmokamas avansas, jis perka kurą, detales, moka mokesčius už kelius, viešbutį ir pan. Iš kelionės lape dalyvaujančių vairuotojų sąrašo parenkamas vairuotojas ir automobilis.

• Kuras: Reikšmė "Kuras" pasirenkama, kai perkamas arba iš padalinio likučių įsipilamas kuras. Kuras yra ta prekė, kuri aprašyta automobilio kortelėje. Vairuotojo atskaitomybėje fiksuojamas nupirkto kuro arba iš pasirinkto padalinio nurašyto kuro įpylimas į automobilio kortelėje nurodytą resursą (baką). Kuras bake užpajamuojamas, o nusirašys tik paskaičiavus jo sunaudojimą. Nesunaudotas kuras liks bake ir persikels į kitą kelionės lapą.
  • Jeigu lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš sąskaitos", reiškia, kad vairuotojas pats perka kurą. Įvedamas kuro kiekis, suma ir PVM. Automatiškai įkrenta vairuotojo sąskaita iš menedžerio aprašymo. Jeigu vairuotojas už kurą moka ne iš savo sąskaitos ir reikia užfiksuoti skolą tiekėjui, tai tiekėjo kodas įvedamas lauke "Klientas".
  • Jeigu lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš padalinio", tai reikia nurodyti tik kuro kiekį.
• Prekė: Reikšmė "Prekė" pasirenkama, kai arba perkama, arba iš padalinio likučių nurašoma kitokia prekė, ne kuras.
• Kodas: Reikšmė "Kodas" pasirenkama, kai pervedama tam tikra suma vairuotojui arba kai vairuotojas perka paslaugas. Kodai aprašomi kodų sąraše ("Kortelės" -> "Kodai"), kodui priskiriant tipą "Vairuotojo atskaitomybė (Transportas)". Nuo pasirinktos rūšies priklauso, ar tai avansas vairuotojui, ar vairuotojo atsiskaitymas. Vairuotojo atskaitomybės operacijos gali būti atliekamos įvairiomis valiutomis.

7. Skaičiavimai ir kelionės lapo užbaigimas

Baigus vesti kelionės lapą, atliekami skaičiavimai: sunaudoto kuro, dienpinigių, darbo užmokesčio. Baigus viską vesti, kelionės lapo tipas keičiamas į "Baigtas", ir jis perkeliamas. Nusirašo sunaudotas kuras, susiformuoja Didžiosios knygos operacija.

Kelionės lapų svarba apskaitai ir mokesčiams

Sunaudotų degalų nurašymo dokumentavimas teisės aktuose nereglamentuotas, tačiau jis būtinai turi būti pagrįstas dokumentais. Todėl transporto priemones darbo reikalams naudojantis darbuotojas su buhalterija turi atsiskaityti įmonėje nustatyta ir vadovo patvirtinta tvarka bei terminais.

Atsižvelgdama į veiklos pobūdį, kaip dažnai transporto priemonės naudojamos ir kitas sąlygas, įmonė pati nustato, kokiais dokumentais turi būti įforminama kelionė ir degalų sunaudojimas. Tam dažniausiai naudojami autotransporto kelionės lapai. Turėtų būti pildomas atskiras kiekvienos transporto priemonės kelionės lapas.

LR pelno mokesčio įstatymo 17 straipsnio komentare galima rasti mokesčių administratoriaus patarimus šiuo klausimu. Siekiant supaprastinti degalų apskaitą, rekomenduojama buhalterinę ir mokestinę sunaudotų degalų apskaitą suvienodinti, t. y. buhalterinėje apskaitoje registruoti degalų sunaudojimą tais pirminiais dokumentais, kuriais remiantis degalų sąnaudas būtų galima priskirti leidžiamiems atskaitymams apskaičiuojant pelno mokestį.

Pirminio apskaitos dokumento reikalavimai

Kaip turi atrodyti pirminis apskaitos dokumentas, skirtas sunaudotiems degalams nurašyti, nenustatyta. Įmonė pati nusistato, kokiais dokumentais turi būti įforminama kelionė ir degalų bei kitų medžiagų sunaudojimas, tačiau reikia nepamiršti LR buhalterinės apskaitos įstatymo 13 straipsnio reikalavimų, kokie turi būti apskaitos dokumentų rekvizitai:

• Ūkinės operacijos arba ūkinio įvykio rezultatas pinigine ir (arba) kiekybine išraiška.
• Asmens (-ų), kuris (-ie) turi teisę surašyti ir pasirašyti arba tik pasirašyti apskaitos dokumentus, vardas (-ai) arba pirmoji (-osios) vardo (-ų) raidė (-ės), pavardė (-ės), parašas (-ai) ir pareigos.

Pirminius apskaitos dokumentus patartina surašyti tokiu dažnumu, kad galima būtų spręsti apie padarytų išlaidų pagrįstumą.

Kuro normos ir atskaitymai

Pagal mokesčių inspekcijos rekomendacijas, įmonėms automobilių naudojimą ir kuro nurašymą reikia forminti kelionės lapais, kur reikia įrašyti konkrečius nuvažiuotus maršrutus, įrašyti nuvažiuotų kilometrų skaičių ir sunaudoto kuro kiekį, tikrinant, ar neviršytos įmonėje nustatytos kuro sunaudojimo normos. Jeigu faktiškai sunaudotas degalų kiekis viršija įmonės vadovo patvirtintą normą, normatyvus viršijančios išlaidos priskiriamos neleidžiamiems atskaitymams.

Kelionės lapų tvirtinimas

Kelionės lapai turi būti tvirtinami įmonės vadovo arba jo paskirtų atsakingų asmenų parašais. Mokesčių administratorius PMĮ 17 str. 1 d. komentare nurodė, kad dokumentas, kuriuo įmonė įformina degalų ir kitų autotransporto priemonių eksploatavimo išlaidų naudojimą, turi būti patvirtintas atsakingų asmenų parašais. Tokiu atsakingu asmeniu, tvirtinančiu dokumentus, įmonėje paprastai būna vadovas. Tačiau, jeigu įmonės vadovas įgalioja kitą asmenį, kelionės lapus turi tvirtinti vadovo įgaliotas asmuo.

Kelionės lapo pavyzdys ir rekomendaciniai rekvizitai

Išleidžiant darbuotoją į kelionę, kelionės lapai turėtų būti surašomi įmonės garaže ar ūkio reikalų skyriuje. Nedidelėse įmonėse jie gali būti surašomi tiesiog buhalterijoje ar kitame įmonės padalinyje. Lape nurodoma:

• Nuvažiuoto atstumo skaitiklio (spidometro) rodmenys.
• Degalų kiekis bake.
• Dienos (arba kelionės) užduotis (važiavimo tikslas, maršrutas).

Automobiliui grįžus į įmonę, fiksuojamas nuvažiuotas atstumas (pagal skaitiklio (spidometro) rodmenis), degalų sunaudojimas ir likę nesunaudoti degalai.

Rekomendaciniai rekvizitai kelionės lape:

• Degalų sunaudojimas taikant įmonės vadovo patvirtintas normas pagal faktiškai nuvažiuotą atstumą, degalų pereikvojimas arba sutaupymas natūrine ir vertine išraiška (kiekis - litrais, vertė - litais). Šie duomenys apskaičiuojami ir įrašomi buhalterijoje.
• Buhalterijos darbuotojo, atsakingo už degalų apskaitą, vardas, pavardė, parašas.

Rekomenduojama vieną kelionės lapą išrašyti ne trumpesniam kaip savaitės ir ne ilgesniam kaip mėnesio laikotarpiui.

Klaidingų įrašų taisymas

Kelionės lapuose klaidingai įrašytas tekstas arba skaičiai taisomi perbraukiant neteisingą įrašą taip, kad jį būtų galima įskaityti, ir įrašant teisingus duomenis. Nurodoma taisymo data, pataisas pasirašo kelionės lapą surašę ir pasirašę asmenys.

Kelionės lapas - neprivalomas, bet naudingas dokumentas

Automobilio kelionės lapas nėra privalomas dokumentas, kurį įmonė turėtų pildyti pelno mokesčio tikslais. Įmonės pačios turi teisę pasirinkti, kokiu dokumentu įforminti patirtas transporto priemonių eksploatavimo išlaidas. Tačiau įmonė visais atvejais turi pademonstruoti, kad transporto priemonė buvo naudojama, o jos eksploatavimo išlaidos yra faktiškai patirtos, įprastinės įmonės vykdomai veiklai ir būtinos pajamoms uždirbti ar ekonominei naudai gauti (PMĮ 17 str.).

Iki šiol įmonėms nepavyko išrasti geresnio dokumento, kuris galėtų patvirtinti, kad transporto priemonės naudojamos, naudojamos ne kitų asmenų, o įmonės tikslais, ir kiek kuro sąnaudų įmonė patiria dėl transporto priemonių naudojimo. Praktika taip pat patvirtino, kad šis dokumentas yra puiki drausminanti priemonė darbuotojams.

Galimi iššūkiai ir sprendimai

• Asmeninis automobilio naudojimas: Jeigu įmonė darbuotojams neleidžia naudoti automobilių savo asmeniniams tikslams, kelionės lapų pildymas tampa papildoma priemone, atgrasančia nuo galimo piktnaudžiavimo. Jei automobilis naudojamas ir darbo, ir asmeniniais tikslais, ir įmonė darbuotojui skaičiuoja pajamas natūra 0,75% nuo automobilio rinkos kainos (įskaitant kurą), poreikis turėti išsamų kelionės lapą sumažėja.
• Skaidiklio parodymai: Kelionės lapuose dažnai nerašomi skaitiklio parodymai. Kiekvieną dieną ar net kiekvienos kelionės metu nurašyti skaitiklio parodymus nėra būtina, nebent įmonė taip nuspręstų.
• Kuro apskaita kelionės lape: Kadangi kelionės lapas gali būti naudojamas ir kaip sunaudoto kuro apskaičiavimo dokumentas, kelionės lape gali būti nurodomas kuro likutis mėnesio pradžioje, kuro pirkimai per mėnesį, kuro likutis mėnesio pabaigoje, bei apskaičiuojamas sunaudotas kuro kiekis.

Šiuolaikiniai sprendimai kelionės lapų valdymui

Šiuolaikinės sistemos, tokios kaip VECTICUM, padeda išvengti klaidų, laikytis terminų ir efektyviau organizuoti transporto apskaitą. Linqo siūloma kelionių registravimo žurnalas suteikia įmonėms galimybę supaprastinti šį procesą, sutaupyti laiko ir resursų bei užtikrinti aukštesnį veiklos efektyvumą.

Naudodamiesi „Journey Tracks“ mobiliąja aplikacija, darbuotojai gali lengvai registruoti savo keliones, o įmonės gali greitai gauti reikiamą informaciją ir ataskaitas, kurios padeda patogiai ir efektyviai valdyti transporto parką. Tai ne tik palengvina kelionių dokumentaciją, bet ir leidžia realiu laiku stebėti transporto priemonių būseną ir naudojimą.

VECTICUM sprendimo pagrindinės funkcijos:

• Transporto priemonių registracija ir kuro duomenys: Kelionės lapų valdymas prasideda nuo transporto priemonių parko registravimo sistemoje.
• Maršrutų ir kuro pildymo duomenų registravimas: Vairuotojai pildo kelionės lapus, įvesdami kasdienes keliones.
• Automatiniai patikrinimai ir klaidų prevencija: Sistema vykdo įvairius patikrinimus, kurie užtikrina duomenų tikslumą.
• Automatinis eksportas į ERP sistemą: Patvirtinti kelionės lapai kartu su visais kuro papildymų duomenimis automatiškai eksportuojami į ERP sistemą.
• Priminimai ir ataskaitos: Sistemoje įdiegti priminimai, kurie informuoja vairuotojus apie būtinybę pateikti kelionės lapus iki numatyto termino.

tags: #vairuotojo #keliones #ataskaita