Kuro sąnaudų apskaita ir įsakymai įmonėse

Tinkama kuro apskaita ir normų nustatymas yra esminė įmonės finansų valdymo dalis, ypač turint transporto priemonių parką. Šis procesas apima ne tik degalų sunaudojimo fiksavimą, bet ir visų susijusių išlaidų pagrindimą bei teisės aktų reikalavimų laikymąsi.

Kuro normų nustatymas ir atnaujinimas

Lietuvoje 2015 m. lapkričio 5 d. Susisiekimo ministro įsakymas Nr. 405 „Dėl automobilių kuro normų nustatymo metodikos“ neteko galios. Nors nauja oficiali tvarka nėra patvirtinta specialiu dokumentu, Aplinkos ministerija skelbia, kad kuro normas įmonės privalo nustatyti atsižvelgdamos į kontrolinio važiavimo metu suvartotą faktišką kuro kiekį.

Anksčiau įmonės kuro sąnaudų normas tvirtindavo atsižvelgdamos į gamintojo nurodytus techninius duomenis. Tačiau, atsižvelgiant į veiklos pobūdį ir darbo sąlygas, įmonė turėjo teisę pati nusistatyti kitą metodiką. Dabar įmonės, siekdamos tinkamai apskaityti degalų (kuro) sąnaudas ir nustatyti kuro normas, susiduria su būtinybe atlikti kontrolinius važiavimus.

Kontrolinių važiavimų organizavimas ir įforminimas

Siekiant tinkamai įforminti ir patvirtinti įmonėje naudojamo automobilio sunaudojamo kuro normą nurašymui, būtina atlikti kontrolinius važiavimus. Šis pokytis reikalauja iš įmonių atlikti nemažai darbų, susijusių su kontrolinių važiavimų organizavimu, vykdymu ir rezultatų dokumentavimu.

Priimamas įmonės vadovo patvirtintas įsakymas atlikti transporto priemonės bandomuosius važiavimus yra privalomas žingsnis organizuojant šį procesą. Automobilių senėjimas lemia poreikį periodiškai atnaujinti kontrolinius matavimus, siekiant užtikrinti kuro normų aktualumą ir tikslumą.

Kuro apskaita ir dokumentų tvarkymas

Visos ūkinės operacijos, susijusios su kuro apskaita, turi būti užregistruotos apskaitos registruose. Mokesčių apskaičiavimo tikslais, kai įmonė gauna PVM sąskaitą faktūrą, rinkti degalų kvitus nėra privaloma.

Pagrindiniai kuro apskaitos dokumentai

• Kelionės lapai: laikomi pagrindiniais dokumentais, patvirtinančiais kuro sąnaudas. Juose turi būti nurodyti visi būtini rekvizitai ir detali informacija apie kelionę, įskaitant lyginamąsias kuro normas atliktam transporto darbo vienetui (pvz., g/tkm, g/kel. km, g/mok.). Kelionės lapų formos, pildymo taisyklių, rekvizitų, reikalavimų teisės aktai nenustato. VMI nereikalauja pildyti kelionės lapų su detaliais kelionės maršrutais.
• Kuro nurašymo aktai: alternatyva kelionės lapams, ypač jei maršrutai nėra detalizuojami.
• Degalų sunaudojimo ataskaitos: taip pat gali būti naudojamos kuro sunaudojimui fiksuoti.

Svarbu pažymėti, kad patvirtintoje įmonės viduje degalų sunaudojimo ataskaitoje, kelionės lapuose ar kuro nurašymo akte nereikia detalizuoti maršrutų, kuriais automobilis važiavo (PMĮ 17 str.).

Degalų pirkimo dokumentai

Degalų kvite gali būti įrašomas pirkėjo PVM kodas ar bet koks kitas pirkėjo rekvizitas. Išlaidos gali būti pripažįstamos sąnaudomis ir pagal kasos aparatų kvitus (be sąskaitų faktūrų, iki 500 Lt sumos). Vairuotojas, pirkdamas degalus, sumokėjęs grynais ir pateikęs degalų pirkimo kvitą be įmonės rekvizitų, vis tiek gali pagrįsti šias sąnaudas pagal LR pelno mokesčio įstatymo 11 str. 4 d.

Degalų apskaita pagal degalinių korteles žymiai patogesnė, nes nereikia fiksuoti atskirų kuro pirkimų. Ateina mėnesio gale sąskaita, kurioje matosi, kiek atskiras darbuotojas degalų sunaudojo.

Kuro sąnaudų pripažinimas leidžiamais atskaitymais

Degalai į sąnaudas nurašomi ne pagal normas, o pagal faktinį sunaudojimą. Leidžiamais atskaitymais pripažįstamas faktiškai sunaudotas kuras, jei jis naudojamas įmonės veikloje pajamoms uždirbti ar gauti kitokią ekonominę naudą. Nustačius, kad degalų sunaudojama daugiau nei nustatyta norma, reikėtų išsiaiškinti priežastį. Nesunaudoti degalai - ne sąnaudos.

Baltarusijoje įsigyto kuro sąnaudos laikomos leidžiamais atskaitymais, kai kuras sunaudojamas įmonės veikloje.

Svarbios sąlygos kuro sąnaudų pagrindimui

• Automobilis būtinas įmonės ekonominei veiklai vykdyti ir ekonomiškai juo labiau apsimoka naudotis nei nuomojantis transporto priemonę arba naudojantis taksi paslaugomis. Kelionė į darbą ir iš jo nėra laikoma darbo funkcija, todėl šis laikas priskiriamas automobilio naudojimo asmeniniams tikslams laikui.
• Automobilis bei jo kuras naudojamas tik vykdant įmonės veiklą, arba tik vykdant įmonės veiklą ir šiek tiek asmeniniams tikslams, ir yra mokamos pajamos natūra. Itin svarbu, jog darbo tikslais automobilis būtų naudojamas ženkliai daugiau nei asmeniniams poreikiams.
• Turi būti detalūs kelionės lapai, kuriuose nurodoma: kas vairavo automobilį, kokiu tikslu ir pas ką buvo važiuota, tikslūs adresai kur buvo važiuota, nuvažiuotų kilometrų skaičius. Kiti, važinėjimą įmonės automobiliu, pagrindžiantys dokumentai taip pat gali būti: komandiruotės, sąskaitos, važtaraščiai ir pan.
• Įmonėje turi būti patvirtintos automobilio naudojimo, degalų įsigijimo ir kitos panašios tvarkos, susijusios su automobilio eksploatacija.

Pajamos natūra ir PVM atskaita

Jeigu įmonė leidžia darbuotojui naudotis jai priklausančiu automobiliu ne tik darbo tikslais, toks automobilio naudojimas gali būti pripažintas darbuotojo pajamomis natūra GPM tikslais, kurios apmokestinamos kaip su darbo santykiais susijusios pajamos. Tokiu atveju leidžiamiems atskaitymams gali būti priskiriamos visos šio automobilio nusidėvėjimo, draudimo, eksploatavimo ir remonto išlaidos.

Pajamos natūra skaičiuojamos dviem būdais:

1. Taikant automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą: pajamos natūra apskaičiuojamos dauginant automobilio nuomos tikrosios rinkos kainą iš automobilio naudojimo darbuotojo asmeniniams poreikiams procentinės dalies. Į pajamas natūra įeina automobilio eksploatavimo išlaidos, išskyrus kurą, sunaudotą darbuotojo asmeniniams reikalams.
2. Remiantis automobilio tikrosios rinkos kainos procentine dalimi: tikroji rinkos kaina dauginama iš 0,70 proc. (jei neįskaičiuojama kuro kaina) arba 0,75 proc. (kai įskaičiuojamas ir kuras). Šiuo būdu nereikia nustatinėti faktiškai ne darbo reikalais naudoto automobilio laiko.

Akcizų įstatymo 37 str. 3 dalyje nustatyti nauji ribojimai galiojo tik laikotarpiui nuo 2024-01-01 iki 2024-02-20. Elektromobilių įkrovimo paslauga PVM apskaičiavimo tikslais yra laikoma prekių tiekimu. Degalų pirkimo PVM atskaita pagal kasos aparato kvitą, kai bendra vertė didesnė kaip 500 Lt, negalima.

Jei įmonė su darbuotojais, kurie gyvena kituose miestuose, sudarė panaudos sutartis, visos šios išlaidos įmonei bus leidžiami atskaitymai, kadangi atsiranda GPM objektas (PMĮ 17 str. 1 dalys), bet PVM atskaita negalima, nes degalai nėra sunaudojami PVM apmokestinamoje veikloje (PVMĮ 62 str.).

tags: #kuro #sanaudu #isakymas