Krovininio automobilio kelionės lapo pildymas

Krovininio automobilio kelionės lapas yra dokumentas, fiksuojantis informaciją apie transporto priemonės kelionę. Nors šiandien jis nėra privalomas dokumentas pelno mokesčio tikslais, jis vis dar gali būti naudingas įmonėms, siekiančioms efektyviai valdyti savo transporto parką, kontroliuoti kuro sąnaudas ir analizuoti transporto priemonių naudojimo efektyvumą.

Įmonės turi teisę pasirinkti, kokiu dokumentu įforminti patirtas transporto priemonių eksploatavimo išlaidas. Svarbu pasirinkti tokį apskaitos metodą, kuris atitiktų įmonės poreikius ir užtikrintų tikslų ir patikimą transporto išlaidų apskaitą. Automobilio kelionės lapas nėra privalomas dokumentas, kurį įmonė turėtų pildyti pelno mokesčio tikslais. Tačiau įmonė visais atvejais turi pademonstruoti, kad transporto priemonė buvo naudojama, o jos eksploatavimo išlaidos yra faktiškai patirtos, įprastinės įmonės vykdomai veiklai ir būtinos pajamoms uždirbti ar ekonominei naudai gauti (PMĮ 17 str.).

Kelionės lapo naudojimo privalumai

Nors įstatymiškai kelionės lapas ir nebėra griežtai reikalaujamas, jo pildymas ir naudojimas įmonėje gali suteikti nemažai privalumų, ypač kalbant apie didesnio transporto parko valdymą. Šis procesas ne tik padeda patvirtinti transporto naudojimą verslo reikmėms, bet ir yra prevencinė priemonė prieš galimą piktnaudžiavimą, kartu mažinant riziką susidurti su mokesčių administratoriaus klausimais. Iki šiol įmonėms nepavyko išrasti geresnio dokumento, kuris galėtų patvirtinti, kad transporto priemonės naudojamos, naudojamos ne kitų asmenų, o įmonės tikslais, ir kiek kuro sąnaudų įmonė patiria dėl transporto priemonių naudojimo. Praktika taip pat patvirtino, kad šis dokumentas yra puiki drausminanti priemonė darbuotojams. Jeigu įmonė darbuotojams neleidžia naudoti automobilių savo asmeniniams tikslams, kelionės lapų pildymas tampa papildoma priemone, atgrasančia nuo galimo piktnaudžiavimo.

Pagrindiniai privalumai:

• Kuro sąnaudų kontrolė: Kelionės lapas leidžia tiksliai fiksuoti nuvažiuotus kilometrus ir sunaudotą kurą, taip leidžiant identifikuoti pernelyg dideles sąnaudas ir galimus piktnaudžiavimo atvejus.
• Transporto priemonės naudojimo analizė: Duomenys iš kelionės lapų gali būti naudojami analizuojant, kaip efektyviai naudojamos transporto priemonės, kokie yra tipiniai maršrutai, ir ar nėra galimybių optimizuoti transporto išlaidas.
• Darbo laiko apskaita: Kelionės lape fiksuojamas vairuotojo darbo laikas, kas yra svarbu darbo užmokesčio apskaičiavimui ir darbo laiko režimo laikymosi kontrolei.
• Atsakomybės nustatymas: Jei įvyksta eismo įvykis ar kitas incidentas, kelionės lapas gali padėti nustatyti, kas atsakingas už transporto priemonę tuo metu.
• Įrodymas kontroliuojančioms institucijoms: Nors kelionės lapas nėra privalomas, jis gali būti naudojamas kaip įrodymas, pagrindžiantis transporto išlaidas, jei to pareikalautų mokesčių inspekcija ar kitos institucijos.

Jei įmonė darbuotojų pajamas natūra skaičiuoja supaprastintu būdu (0,75 proc. nuo automobilio vertės), pajamų natūra suma nepriklauso nuo faktiškai darbuotojo asmeniniais tikslais nuvažiuoto atstumo. Tačiau, norint pagrįsti automobilio naudojimą įmonės veikloje, vis tiek rekomenduojama pildyti kelionės lapą ar kitus analogiškus dokumentus.

Pagrindiniai kelionės lapo elementai

Nepaisant to, kad kelionės lapo forma nėra griežtai reglamentuota, rekomenduojama, kad jame būtų tokie pagrindiniai elementai:

• Informacija apie transporto priemonę: markė, modelis, valstybinis numeris.
• Informacija apie vairuotoją: vardas, pavardė, vairuotojo pažymėjimo numeris.
• Kelionės data ir laikas: kelionės pradžios ir pabaigos data bei laikas.
• Odometro rodmenys: kelionės pradžios ir pabaigos odometro rodmenys (kilometražas).
• Maršrutas: kelionės maršrutas (pradžios ir galutinis punktas, tarpiniai sustojimai).
• Kuro sąnaudos: informacija apie įpiltą kurą (kiekis, kuro rūšis).
• Paskirtis: kelionės tikslas (pvz., prekių pristatymas, kliento aptarnavimas).
• Vairuotojo ir atsakingo asmens parašai.

Kelionės lape turėtų būti užfiksuoti šie pagrindiniai duomenys: automobilio markė ir valstybinis numeris, laikotarpis, per kurį naudojama transporto priemonė, vairuotojo vardas ir pavardė. Taip pat būtina nurodyti kiekvienos kelionės išvykimo ir atvykimo datas bei laikus, maršrutus ir važiavimo tikslus. Be to, kelionės žurnale fiksuojamas kuro pirkimas ir sunaudojimas, leidžiantis kontroliuoti ir vertinti kuro sąnaudas. Informacija apie kuro likutį mėnesio pradžioje ir pabaigoje bei per mėnesį įsigytą kuro kiekį padeda tiksliai apskaičiuoti sunaudoto kuro kiekį.

Kelionės lapo pildymo taisyklės ir rekomendacijos

Nors nėra griežtų, įstatymiškai apibrėžtų taisyklių, rekomenduojama laikytis šių principų pildant kelionės lapą:

• Tikslumas: Visi duomenys turi būti įrašomi tiksliai ir teisingai.
• Nuoseklumas: Laikykitės nuoseklaus formato ir įrašų tvarkos.
• Pilnumas: Užpildykite visus privalomus laukus.
• Aiškumas: Rašykite aiškiai ir įskaitomai.
• Laiku: Pildykite kelionės lapą iškart po kelionės arba jos metu (jei tai įmanoma).

Pagal galiojančius Valstybinės mokesčių inspekcijos (VMI) išaiškinimus, kelionės lapas turi būti pildomas ranka. Nors galima spausdinti dokumentą kaip formą, pildyti jį kompiuteriu nerekomenduojama, nes VMI gali neįskaityti išlaidų į sąnaudas.

Mokesčių administratorius PMĮ 17 str. 1 d. komentare nurodė, kad dokumentas, kuriuo įmonė įformina degalų ir kitų autotransporto priemonių eksploatavimo išlaidų naudojimą, turi būti patvirtintas atsakingų asmenų parašais.

Ypatumai ir reikalavimai:

• Jeigu darbuotojo darbas susijęs su važinėjimais (pvz., darbuotojas nuolatos turi vykti pas pirkėjus, tiekėjus, į objektus, įmonės padalinius ir pan.), kelionės lape informacijos apie tai, kur darbuotojas važiuoja ir kokiais tikslais, gali būti ne itin daug.
• Jeigu važinėjimas nėra darbuotojo tiesioginė darbo funkcija, kelionės lapas gali tapti vieninteliu dokumentu, kuris parodys, kur darbuotojas galėjo automobilį naudoti.
• Jeigu automobilį darbuotojas naudoja ir darbo, ir asmeniniais tikslais, ir įmonė jam skaičiuoja pajamas natūra 0,75% nuo automobilio rinkos kainos (įskaitant kurą), poreikis turėti išsamų kelionės lapą sumažėja.
• Jeigu iš darbuotojo pareiginių nuostatų arba pagal jo užimamas pareigas akivaizdu, kad darbuotojas automobilį naudoja darbe, o ne vien tik asmeniniais tikslais, sunaudotas kuras gali būti pripažįstamas leidžiamais atskaitymais ir be kelionių maršrutų ar važiavimo tikslų.
• Kadangi kelionės lapas gali būti naudojamas ir kaip sunaudoto kuro apskaičiavimo dokumentas, kelionės lape gali būti nurodomas kuro likutis mėnesio pradžioje, kuro pirkimai per mėnesį, kuro likutis mėnesio pabaigoje, bei apskaičiuojamas sunaudotas kuro kiekis.
• Be minėtų rekvizitų, kelionės lape turėtų būti įmonės pavadinimas, kodas, dokumento pavadinimas ir data, bei asmens, kuris surašė šį dokumentą, pareigos, vardas (pirmoji vardo raidė), pavardė ir parašas (BAĮ 13 str. 1 d.), kadangi leidžiamais atskaitymais išlaidos pripažįstamos tik pagal dokumentus turinčius visus buhalterinę atskaitą ir mokesčių apskaičiavimą reglamentuojančių teisės aktų nustatytus rekvizitus (PMĮ 11 str.).
• Dokumentas turi būti patvirtintas atsakingų asmenų parašais. Tokiu atsakingu asmeniu, tvirtinančiu dokumentus, įmonėje paprastai būna vadovas. Tačiau, jeigu įmonės vadovas įgalioją kitą asmenį, kelionės lapus turi tvirtinti vadovo įgaliotas asmuo.

Vien tai, kad automobilis priklauso įmonei nuosavybės teise, lizinguojamas, nuomojamas ar valdomas pagal panaudos sutartį nereiškia, kad visos jo eksploatavimo išlaidos automatiškai tampa įmonės leidžiamais atskaitymais. Iš kitos pusės, jeigu įmonė nepildo kelionės lapų, savaime tai nereiškia, kad visos automobilio eksploatavimo išlaidos (kuras, padangos, tepalai, filtrai ir t.t.) visais atvejais bus pripažintos neleidžiamais atskaitymais. Tačiau dokumentų, patvirtinančių automobilio naudojimą, neturėjimas didina riziką, kad teks ginčytis su mokesčių administratoriumi, ar įmonės išlaidas galima priskirti leidžiamiems atskaitymams, ar automobilis nebuvo perduotas kitiems asmenims (dažniausiai akcininkams, jų šeimos nariams ir pan.) naudotis neatlygintinai.

Kelionės lapo struktūra ir duomenų įvedimas

Kelionės lapuose vedama kuro apskaita, skaičiuojami dienpinigiai, apskaitomos visos kelionės metu patirtos vairuotojų išlaidos (kuro pirkimas, mokėjimai už kelius, stovėjimo aikšteles ir t.t.).

Svarbiausios kelionės lapo dalys:

• Skaitiklių parodymai: Reikalingi, kad būtų galima apskaičiuoti sunaudoto kuro kiekį. Kelionės lapuose dažnai nerašomi skaitiklio parodymai. Kiekvieną dieną, ar net kiekvienos kelionės metu nurašyti skaitiklio parodymus nėra būtina, nebent įmonė taip nuspręstų.
• Kuro apskaita: Automobilio kelionės dokumente paprastai vedama ir kuro apskaita. Fiksuojamas kuro likutis mėnesio pradžiai, įrašoma, kiek kuro buvo įsigyta per mėnesį, nurašomas kuro likutis mėnesio pabaigoje.
• Kontrolinė kuro norma: Įrašoma kontrolinė kuro norma, nustatyta įmonės vadovo įsakymu.

Maršruto aprašymas

Visas kelionės lapo maršrutas skaidomas į atkarpas, kuriose įvyko kažkokie pasikeitimai: pasikeitė vairuotojas ar krovinys, šalis, dienpinigių norma ir pan. Tam, kad būtų galima suvesti kelionės lapo maršrutą, vietovių sąraše turi būti suvesti visi maršruto taškai (vietovės).

• Skirtuke "Maršrutas" kuriamas naujas įrašas kiekvienai atkarai. Pirmame įraše nurodoma tik maršruto pradžia. Kiekvieną sekantį įrašą pradedama nuo ankstesnio įrašo pabaigos taško.
• Laikas vedamas pagal poreikį, tačiau realaus laiko įvedimas svarbus, jei skaičiuojami dienpinigiai, nes tai leidžia programai nustatyti kelionės dienų skaičių. Jei laikas nenurodomas, dienų skaičius gali būti įvestas ranka.
• Papildomo kuro norma: Lauke "Pap.kuras" nurodomas procentas, kiek tam tikroje atkarpoje automobilio kuro norma turėtų būti padidinta arba sumažinta.
• Papildomo krovinio svoris: Jei automobilis veža papildomą krovinį, lauke "Pap.svoris" nurodomas jo svoris tonomis. Tai svarbu, jei automobilio kuro normai taikomas priedas už 100t/km.

Transporto priemonės ir priekabos aprašymas

Paspaudus mygtuką "Automobiliai", aprašoma kelionės lapo transporto priemonė ir galimos priekabos. Jei automobilis važiavo visą maršrutą, pradiniai ir galutiniai taškai lieka nepakeisti. Lauke "Spidometras" galima suvesti spidometro rodmenis, nors tai nėra privaloma. Jei tai ne pirmas kelionės lapas šiam automobiliui, laukas "Išvyko" automatiškai užsipildo iš ankstesnio kelionės lapo lauko "Atvyko". Jei maršruto atkarpoje naudojamas papildomas kuras, laukuose "Pap.kuras" nurodomas jo procentas arba kiekis litrais. Jei aprašoma priekaba, jos tipas pakeičiamas į "Priekaba".

Vairuotojų aprašymas

Paspaudus mygtuką "Vairuotojai", aprašomi visi kelionėje dalyvavę vairuotojai. Vairuotojo aprašyme turi būti nurodyta, kad jo kodas bus naudojamas transporto modulyje, ir priskirta atskaitingo asmens sąskaita iš sąskaitų plano. Jei vairuotojui bus skaičiuojami dienpinigiai, jam priskiriamas atitinkamas kodas. Laukuose "Pr.taškas" ir "Pb.taškas" nurodoma vairuotojo pravažiuoto maršruto pradžia ir pabaiga. Menedžerių sąraše aprašant vairuotoją turi būti nurodoma, kad jo kodas bus naudojamas transporto modulyje, ir iš sąskaitų plano priskiriama atskaitingo asmens sąskaita. Jeigu jam bus skaičiuojami dienpinigiai, iš kodų sąrašo priskiriamas dienpinigių kodas.

Darbo aprašymas

Darbas kelionės lape aprašomas, kai automobilio kuro norma skaičiuojama ne pagal nuvažiuotą atstumą, o pagal laiką, arba kai vairuotojo atlygis skaičiuojamas pagal darbuose nurodytus įkainius. Paspaudus mygtuką „Darbai“, iš kodų sąrašo pasirenkamas atitinkamas darbo kodas. Darbai aprašomi kodų sąraše ("Kortelės" ->"Kodai"), kodui priskiriant tipą "Darbai (Transportas)". Galima nustatyti požymį "Kurą skaičiuoti nuo laiko" ir nurodyti darbų įkainius.

Vairuotojo atskaitomybė

Vairuotojo atskaitomybė apima išmokas vairuotojui ir jo atliktus pirkimus bei mokėjimus, pavyzdžiui, avansus, kuro pirkimą, detalių įsigijimą, mokesčius už kelius ar viešbučius. Kelionės lape dalyvaujančių vairuotojų sąraše pasirenkamas vairuotojas ir automobilis. Vairuotojo atskaitomybės operacijos gali būti atliekamos įvairiomis valiutomis.

• Kuras: Reikšmė "Kuras" pasirenkama, kai kuras yra perkamas arba pilamas iš padalinio likučių. Kuras yra prekė, aprašyta automobilio kortelėje. Ši operacija fiksuoja nupirkto arba iš padalinio nurašyto kuro įpylimą į automobilio baką. Kuras bake užpajamuojamas ir nusirašo tik paskaičiavus jo sunaudojimą.
• Nusipirkto kuro fiksavimas: Jei lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš sąskaitos", tai reiškia, kad vairuotojas pats perka kurą. Įvedamas kuro kiekis, suma ir PVM. Automatiškai įrašoma vairuotojo sąskaita iš menedžerio aprašymo. Jei vairuotojas moka ne iš savo sąskaitos ir reikia užfiksuoti skolą tiekėjui, lauke "Klientas" įvedamas tiekėjo kodas.
• Kuro nurašymas iš padalinio: Jei lauko "Nurašyti" reikšmė yra "Iš padalinio", nurodomas tik kuro kiekis.
• Kitų prekių ar paslaugų fiksavimas: Reikšmė "Prekė" pasirenkama, kai perkama arba nurašoma iš padalinio likučių kita prekė, ne kuras. Reikšmė "Kodas" pasirenkama, kai vairuotojui pervedama tam tikra suma arba jis perka paslaugas. Šie kodai aprašomi kodų sąraše ("Kortelės" ->"Kodai"), jiems priskiriant tipą "Vairuotojo atskaitomybė (Transportas)". Nuo pasirinktos rūšies priklauso, ar tai avansas vairuotojui, ar jo atsiskaitymas.

Skaičiavimai ir kelionės lapo užbaigimas

Baigus vesti kelionės lapą, atliekami reikalingi skaičiavimai: sunaudoto kuro, dienpinigių, darbo užmokesčio. Kai visi duomenys suvesti ir patikrinti, kelionės lapo tipas pakeičiamas į "Baigtas", ir jis perkeliamas.

Kuro normų nustatymas

Kuro normos - tai nustatytas kuro kiekis, kuris turėtų būti sunaudotas nuvažiuojant tam tikrą atstumą. Kuro normos nustatomos siekiant kontroliuoti kuro sąnaudas ir identifikuoti galimus nukrypimus. Įmonė turėtų nustatyti tokias normas, kurios atitiktų faktinį degalų sunaudojimą. Svarbu periodiškai peržiūrėti ir atnaujinti kuro normas, atsižvelgiant į transporto priemonės būklę, vairavimo stilių ir kitus veiksnius.

Kuro normos gali būti nustatomos keliais būdais:

• Gamintojo nurodytos normos: Remiantis transporto priemonės gamintojo specifikacijomis.
• Empirinės normos: Atsižvelgiant į realias kuro sąnaudas, stebimas tam tikrą laikotarpį. Tai apima kontrolinius važiavimus, kurių metu fiksuojami odometro rodmenys ir sunaudotas kuras.
• Atsižvelgiant į kelio sąlygas ir krovinį: Kuro norma gali būti koreguojama atsižvelgiant į kelio sąlygas (pvz., važiavimas mieste su dideliu eismu, važiavimas bekele) ir vežamo krovinio svorį.

Alternatyvūs dokumentai ir apskaitos metodai

Kaip minėta, kelionės lapas nėra vienintelis būdas įforminti transporto išlaidas. Įmonės gali naudoti ir kitus dokumentus, pvz.:

• Kuro čekiai: Kuro čekiai, patvirtinantys įsigytą kuro kiekį.
• Sąskaitos faktūros už transporto paslaugas: Jei transporto paslaugas teikia kita įmonė.
• Kuro nurašymo aktai: Kai kurios įmonės naudoja kuro nurašymo aktus, siekdamos supaprastinti procesą. Tokie aktai padeda atsekti kuro sunaudojimą ir apskaityti jį.

Net tuomet, kai automobilis priklauso įmonei nuosavybės teise, lizinguojamas, nuomojamas ar valdomas pagal panaudos sutartį, tai nereiškia, kad visos jo eksploatavimo išlaidos automatiškai tampa įmonės leidžiamais atskaitymais. Tačiau dokumentų, patvirtinančių automobilio naudojimą, neturėjimas didina riziką, kad teks ginčytis su mokesčių administratoriumi, ar įmonės išlaidas galima priskirti leidžiamiems atskaitymams, ar automobilis nebuvo perduotas kitiems asmenims (dažniausiai akcininkams, jų šeimos nariams ir pan.) naudotis neatlygintinai.

Jeigu darbuotojas automobiliu važinėja tik į darbą ir iš darbo, pagal VMI komentarą (GPMĮ 9 str.), pajamų darbuotojui neatsiranda, tačiau PVM tikslais, vis dėlto, laikoma, kad kuras, kurio pirkimo PVM atskaitytas, naudojamas privatiems poreikiams tenkinti (PVMĮ 5 str. 2 d.), o pelno mokesčiui darbuotojo važinėjimui į darbą ir iš darbo sunaudotas kuras pripažįstamas neleidžiamais atskaitymais (PMĮ 31 str. 1 d. 13 p.), kaip ir nuo kuro apskaičiuotas pardavimo PVM (PMĮ 24 str.).

„Linqo“ siūloma kelionių registravimo žurnalas suteikia įmonėms galimybę supaprastinti šį procesą, sutaupyti laiko ir resursų bei užtikrinti aukštesnį veiklos efektyvumą. Naudodamiesi „Journey Tracks“ mobiliąja aplikacija, darbuotojai gali lengvai registruoti savo keliones, o įmonės gali greitai gauti reikiamą informaciją ir ataskaitas, kurios padeda patogiai ir efektyviai valdyti transporto parką. Tai ne tik palengvina kelionių dokumentaciją, bet ir leidžia realiu laiku stebėti transporto priemonių būseną ir naudojimą.

tags: #krovininio #automobilio #keliones #lapas