Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilių. Verslas transporto priemones įsigyja, nuomojasi ar naudojasi jomis pagal panaudą. Vis daugiau įmonių atsigręžia ir į aplinkai draugiškesnį transportą, rinkdamiesi elektromobilius. Tačiau su įmonės automobilių naudojimu susiję klausimai, ypač kuro kompensavimas ir apmokestinimas, kelia daugybę iššūkių tiek vadovams, tiek buhalteriams.
Įmonės automobilių naudojimo tvarka ir apskaita
Siekiant išvengti mokestinių pasekmių, įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka. Ši tvarka turėtų nustatyti, kokioms reikmėms automobiliai naudojami, kaip jie prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos ir kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius.
Kelionių lapai ir alternatyvos
Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Šie dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. Tačiau svarbu atkreipti dėmesį, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.
Kuro ir kitų išlaidų apskaita
Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521 už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Ši prievolė taikoma ir verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais. Kuro apskaitai rekomenduojama:
- patvirtinti kiekvieno automobilio kuro sunaudojimo normas;
- kurą pajamuoti kiekvienam automobiliui atskirai, o ne bendrai visą įmonės per mėnesį įsigytą kiekį.
Elektromobilių įkrovimo apskaita
Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją, palengvinant apskaitą ir užtikrinant tikslumą.
Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuoja įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, tokiu atveju turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo.
Pajamos natūra ir jų apmokestinimas
VMI atstovai atkreipia dėmesį, kad įmonės vardu įsigytas turtas privalo būti naudojamas jos veikloje pagal paskirtį (pajamoms uždirbti ir ekonominei naudai gauti). Nors naudoti įmonės automobiliu asmeniniais tikslais nėra draudžiama, toks naudojimas turi būti teisingai apskaitytas ir sumokėti atitinkami mokesčiai. Priešingu atveju, tai vertinama kaip darbuotojo gauta nauda, kuri pripažįstama pajamomis, gautomis natūra, ir apmokestinama.
Kas yra pajamos natūra?
Kai įmonės turtas, pavyzdžiui, automobilis, suteikiamas darbuotojui naudotis asmeniniais tikslais, neperduodant nuosavybėn, darbuotojo gauta nauda laikoma jo pajamomis, gautomis natūra (nepinigine išraiška). Darbuotojo iš įmonės gaunamos pajamos natūra turi būti apmokestinamos kaip gyventojo su darbo santykiais susijusios išmokos, t. y., nuo pajamų natūra įmonė privalo sumokėti tuos pačius mokesčius, kaip ir nuo darbo užmokesčio.
Pajamų natūra mokesčių našta svyruoja nuo 41 iki beveik 45 procentų, įskaitant gyventojų pajamų mokestį (GPM) bei valstybinio socialinio ir privalomojo sveikatos draudimo įmokas. Svarbu paminėti, kad Darbo kodeksas aiškiai nurodo, kad „darbo užmokestis privalo būti mokamas pinigais“, todėl pajamos natūra nėra laikomos darbo užmokesčiu ir neįtraukiamos, apskaičiuojant vidutinį darbo užmokestį.
Pajamų natūra apskaičiavimo būdai
Kai darbuotojas turi galimybę asmeniniais tikslais naudoti darbdavio automobilį, darbuotojo gauta nauda įvertinama vienu iš dviejų būdų:
- Pagal automobilio tikrosios rinkos kainos procentinę dalį:
- kai darbuotojo gauta nauda apima automobilio naudojimą be degalų - 0,70 proc. nuo rinkos kainos;
- kai darbuotojo gauta nauda apima automobilio naudojimą su degalais - 0,75 proc. nuo rinkos kainos.
- Pagal automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą: Nauda apskaičiuojama atsižvelgiant į automobilio nuomos tikrąją rinkos kainą laikotarpiu, kuriuo darbuotojas galėjo automobiliu naudotis asmeniniais tikslais. Taikant šį būdą, darbuotojo gauta nauda turi būti vertinama kas mėnesį, atsižvelgiant į nuomos kainos pokyčius rinkoje. Šiuo atveju įvertinama turto naudojimo asmeniniams tikslams apimtis. Naudos apskaičiavimo dydis apima tokias automobilio eksploatavimo išlaidas kaip plovimą, remontą, draudimą ir pan., todėl papildomai nuo tokių išlaidų gyventojo nauda neskaičiuojama. Pasirinkus šį būdą, sprendimą pakeisti galima, tačiau reikalinga atlikti darbuotojo gautų pajamų perskaičiavimą nuo metų pradžios.
Rinkos kaina - tai suma, kurią sandorio metu nustato pardavėjas ir pirkėjas. Ją galima nustatyti remiantis viešai skelbiamomis automobilių pardavimo kainomis, draudimo polisu arba naudojantis VšĮ „Emprekis“ platforma.
Pavyzdys: pajamų natūra apskaičiavimas
Jei darbdavys suteikia darbuotojui asmeniniais tikslais naudoti automobilį, kurio rinkos kaina yra 25 000 Eur (su PVM), ir įmonė kompensuoja degalus (taikomas 0,75 proc. nuo rinkos kainos), darbuotojo pajamos natūra siektų 187,5 Eur (25 000 * 0,75 proc.).
Nuo šios sumos būtų skaičiuojami mokesčiai:
- Darbuotojo mokami mokesčiai:
- GPM - 37,50 Eur (187,5 * 20 proc.);
- „Sodra“ - 36,57 Eur (187,5 * 19,5 proc., jei darbuotojas papildomai nekaupia pensijos, kitu atveju papildomai taikoma 3 proc.).
- Darbdavio mokami mokesčiai:
- „Sodra“ - 3,32 Eur (187,5 * 1,77 proc.);
- PVM - 2,63 Eur (25000 * 0,05 proc. * 21 proc.). Įmonė turi išrašyti PVM sąskaitą faktūrą.
Kompensacijos už asmeninio automobilio naudojimą
Darbo kodeksas įpareigoja darbdavius kompensuoti darbuotojui asmeninio turto naudojimą. Tačiau „paprastuoju būdu“ mokėti, pavyzdžiui, 100 Eur kompensaciją nuotoliniu būdu dirbančiam darbuotojui „už viską“ (vandenį, elektros energiją, asmeninį kompiuterį, kėdę, stalą, stalinę lempą) nepavyks. Svarbu apskaičiuoti mėnesinę tokio turto naudojimo sumą ir nustatyti, kokia apimtimi šis turtas naudojamas įmonės veikloje.
Jei automobilis nuomojamas iš darbuotojo, nuoma turėtų būti mokama epizodiškai, tik už konkrečiai nuvažiuotus kilometrus, ir kaina turi būti rinkos kaina, į ją įskaičiavus kurą ir kitas išlaidas.
VMI kontrolė ir prevencinės priemonės
VMI ypač atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais, ypač nuo 2025 m. Jeigu kyla įtarimų, kad turtas gali būti naudojamas asmeninėms reikmėms, VMI atlieka stebėsenos veiksmus. Išimtiniais atvejais, kai įmonė nesureaguoja į pateiktas rekomendacijas, imamasi ir kontrolės veiksmų.
Stebėsenos ir prevencinės priemonės
VMI taiko papildomas prevencines priemones, informuodama naujai prabangius automobilius įsigyjančias įmones apie mokestines pareigas. Vertinama, ar pranešimus gavusios įmonės deklaruoja pajamas natūra, o nedeklaravusios - analizuojamos, inicijuojant kontrolės veiksmus rizikingiausioms. Taip pat vertinami visi gaunami faktai: mokesčių mokėtojų deklaruojami ir iš trečiųjų šaltinių gaunami duomenys, viešai pasirodžiusi informacija žiniasklaidoje, pateikti duomenys apie galimą mokesčių vengimą ir gyventojų pranešimai apie užfiksuotus galimus mokestinius pažeidimus.
Pažeidimų nustatymo kriterijai
VMI analizuoja pirminius įmonių apskaitos dokumentus, lygina juos su trečiųjų šaltinių duomenimis ir vertina aplinkybes, rodančias, kad įmonės automobilis naudojamas ir asmeniniais darbuotojų tikslais. Pavyzdžiui:
- darbuotojas, kuriam priskirtas įmonės automobilis, neturi asmeninio automobilio;
- įmonė neturi objektyvių įrodymų, kad visos degalų sąnaudos patirtos automobilį naudojant tik verslo tikslais (nedokumentuojamos kelionės, nevedama degalų apskaita) arba kelionių dokumentuose užfiksuoti tikrovės neatitinkantys faktai;
- degalai į tarnybinį automobilį pilami ne darbo metu (po darbo, atostogų, nedarbingumo metu, savaitgaliais ir švenčių dienomis), o automobilis ne darbo metu fiksuojamas įvažiuojantis (išvažiuojantis) į kurortines teritorijas, prekybos ir pramogų vietas;
- bendrovė neturi automobilio saugojimo vietos arba automobiliai saugomi automobilius naudojančių gyventojų gyvenamaisiais adresais;
- nekontroliuojamas automobilių naudojimas ne darbo metu.
Pajamų natūra deklaravimo tendencijos
Per keturis metus (lyginant 2024 m. su 2020 m.) pajamas natūra deklaruojančių įmonių skaičius išaugo tris kartus. Nuo 2022 m. gyventojų pajamos natūra dėl kitam asmeniui priklausančio automobilio naudojimo įmonės deklaruoja atskirai, leidžiant VMI gauti tikslesnę informaciją. VMI duomenimis, pastarųjų metų išmokų natūra deklaravimo tendencijos yra gerėjančios.
| Metai | Deklaruota pajamų suma (mln. eurų) | Mokėtinas GPM (mln. eurų) |
|---|---|---|
| 2022 | 33,8 | 5,6 |
| 2023 | 48,8 | 8,3 |
| 2024 | 67,6 | 11,5 |
VMI atliekant stebėsenos ir kontrolės veiksmus per 2022-2024 m. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 23 mln. eurų. Per 2025 m. I pusmetį ši suma sudarė beveik 4,5 mln. eurų. Nuo 2006 m. dėl įvairių mokestinių pažeidimų į valstybės biudžetą papildomai sumokėta apie 43,5 mln. eurų mokesčių, baudų ir delspinigių. VMI užfiksavus nustatytus pažeidimus dėl pajamų natūra nesumokėjimo gali priskaičiuoti mokestį, delspinigius ir skirti baudą.
Rekomendacijos įmonėms
Siekiant išvengti mokestinių problemų, įmonės vadovams svarbu atvirai kalbėti apie automobilių naudojimą asmeniniais tikslais, tinkamai apskaityti ir deklaruoti pajamas natūra bei sumokėti atitinkamus mokesčius.
- Jei automobilio įmonės veikloje prireikia tik retkarčiais: rekomenduojama jį išnuomoti epizodiškai, įskaičiuojant kurą, GPM, draudimo ir kitas išlaidas. Nuomos kaina turėtų būti rinkos kaina, panaši į taksi paslaugų ar automobilių dalijimosi platformų įkainius.
- Jei automobilio įmonės veiklai reikia nuolat, tačiau jį kartais naudojate ir asmeniniais tikslais (pvz., važiuoti iš/į darbą): rekomenduojama mokėti 0,75 proc. nuo automobilio vertės mėnesinį mokestį ir turėti dokumentus, pagrindžiančius transporto priemonės naudojimą versle. Tokiu atveju tikslingiausia automobilį įsigyti įmonės vardu.
- Jei automobilis naudojamas išskirtinai tik įmonės veikloje: papildomų mokesčių neprisideda ir galima nurašyti visą kurą. Tačiau būtina turėti dokumentus, pagrindžiančius jo naudojimą tik versle (pvz., parkavimo vieta prie įmonės, raktelių palikimas įmonėje po darbo valandų ir pan.).
Mažiausia rizika yra toms įmonėms, kurios automobilius naudoja tik darbo funkcijoms atlikti ir tai gali lengvai pagrįsti (pvz., kurjeriai, santechnikai, važinėjantys pas klientus). Taip pat, mažesnė rizika mažoms įmonėms su nereikšmingomis sumomis auto parke.
MB narių ir IĮ savininkų pajamos natūra gali būti apmokestintos dvejopai: kaip su darbo santykiais susijusios pajamos GPM ir „Sodros“ įmokomis arba kaip dividendai (pelno iš įmonės paėmimas). Priklausomai nuo pasirinkimo, automobilio eksploatavimo ir kitos išlaidos gali būti arba nebūti leidžiami atskaitymai.
tags: #darbuotojo #automobilis #vykimui #i #darba #kompensuojant