Įmonės automobilis darbuotojui: mokesčių niuansai ir apskaita

Daugelio įmonių veikla sunkiai įsivaizduojama be automobilio, tačiau transporto priemonių apskaita kelia daugybę klausimų. Valstybinė mokesčių inspekcija (VMI) ypač atidžiai stebi, kaip įmonių automobiliai naudojami asmeniniais tikslais. Įmonių automobilių naudojimas ne tik darbo reikalams, bet ir asmeniniams poreikiams yra svarbus ir kartu jautrus klausimas, kurį reikia tinkamai apsvarstyti įmonės vadovui. Šiame straipsnyje aptarsime, kodėl yra esminė svarba atvirai kalbėti apie automobilių naudojimą asmeniniams tikslams, koks apmokestinimas taikomas ir kodėl svarbu to neslėpti.

Automobilio naudojimo įmonėje situacijos

Įmonės, turinčios nuosavus (valdomus nuosavybės, nuomos, lizingo, panaudos teise) automobilius ar darbuotojo perduotus įmonei naudoti darbo reikalais pagal nuomos/panaudos sutartis automobilius, privalo atkreipti dėmesį, ar minėti automobiliai yra naudojami darbuotojų asmeniniais tikslais. Nauda, kurią gyventojas gauna asmeniniais tikslais naudodamas darbdaviui priklausantį automobilį, pripažįstama pajamomis natūra.

Galimos trys automobilio naudojimo įmonėje situacijos:

• Nuosavo automobilio naudojimas įmonės veikloje;
• Automobilio veiklos nuoma (automobilio nuomos sutartis su įmone);
• Automobilio naudojimas pagal panaudą.

Darbo automobilio naudojimas asmeniniais tikslais ir jo apskaita

Bendroji taisyklė - įmonės automobilis gali būti naudojamas tik įmonės reikmėms. Deja, kartais tai įrodyti gali būti sudėtinga. Norint teisingai apskaityti automobilio naudojimą, būtina laikytis šių sąlygų:

• Automobilių veiklos nuoma ar pirkimas yra pateisinami tik tada, kai transportas būtinas kasdienei įmonės veiklai ir yra pigesnis pasirinkimas nei taksi paslaugos;
• Jei automobilis naudojamas ne tik įmonės veikloje, bet ir asmeniniais tikslais, tai būtina apskaityti kaip pajamas natūra;
• Reikalinga detali kelionių apskaita (kas, kokiu adresu ir tikslu važiavo ir kt.) - lengvojo automobilio kelionės lapas apskaitą palengvina;
• Automobilio nuoma įmonės darbuotojui turėtų būti mokama epizodiškai, atsižvelgiant į realų automobilio poreikį, o ne kaip dalis darbo užmokesčio;
• Patvirtinta įmonės automobilių naudojimo tvarka, kurioje numatytas degalų įsigijimas, maršrutų planavimas ir kt.

Nesilaikant šių taisyklių ir sulaukus patikrinimo, gali būti nustatytas automobilio naudojimas asmeninėms reikmėms. Už tai galima gauti ne tik baudą, automobilio nuoma ir kuro sąnaudos gali būti pripažinti kaip pajamos natūra, tad teks susimokėti mokesčius net už 5 metų laikotarpį.

Svarbu pažymėti, kad nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais. Tai reiškia, kad darbuotojai gavo pajamų ir už tai reikia papildomai susimokėti. VMI specialistai atkreipia dėmesį, kad įmonių automobiliai stebimi nuolat, net ir tada, kai lankomasi prekybos centruose.

Pajamų natūra apmokestinimas

VMI Teisės departamento direktorė Rasa Virvilienė aiškina, kad nėra nieko bloga, jei įmonės automobilis naudojamas asmeniniais tikslais, tačiau tokiais atvejais galioja papildomos mokestinės taisyklės. Tai reiškia, kad įmonės turto naudojimas turi būti teisingai apskaitytas ir sumokėti atitinkami mokesčiai.

Pajamos natūra - tai darbuotojo gaunama nauda, kai įmonė suteikia jam galimybę naudotis savo turtu asmeniniais tikslais, pavyzdžiui, įmonės automobiliu važinėti į darbą ir atgal, naudoti jį savaitgaliais ar kitais asmeniniais poreikiais.

Darbuotojo pajamos natūra dėl įmonės (tarnybinio) automobilio naudojimo asmeniniais tikslais pripažįstamos, įvertinamos bei apskaičiuojamos kiekvieną mėnesį, vadovaujantis GPM įstatymu bei Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos aprašo 4 arba 5 punkto nuostatomis.

Du būdai apskaičiuoti pajamas natūra

Yra du būdai, kaip galima apskaičiuoti pajamas natūra, susijusias su įmonės automobilio naudojimu asmeniniais tikslais:

1. Supaprastintas būdas: Taikomas 0,70% (be degalų) arba 0,75% (su degalais) tarifas nuo tikrosios automobilio rinkos kainos.
2. Pagal nuomos rinkos kainą: Įvertinama tikroji automobilio nuomos rinkos kaina laikotarpiui, kurį darbuotojas galėjo naudotis automobiliu asmeniniais tikslais.

VMI Kontrolės departamento direktorė Kristina Jakštienė teigia, kad dažniausiai įmonės renkasi pirmąjį variantą - fiksuotus procentus. Ji aiškino, kad tokiais atvejais, kai įmonės sprendimu jos įsigytas automobilis suteiktas naudotis ir darbuotojams asmeniniais tikslais, taip pat ir važiavimą iš darbo į namus ir iš namų į darbą, darbuotojo ir darbdavio susitarimu tai gali būti apskaičiuojama dviem būdais.

Kai darbuotojas naudojasi įmonės automobiliu ir asmeniniais tikslais ir jo gautą naudą pasirenkama skaičiuoti pagal Aprašo 5 punktą (tarkime, 0,75 proc.), tai pajamos natūra apskaičiuojamos nuo automobilio tikrosios rinkos kainos už kalendorinį mėnesį, nepriklausomai nuo to, kokią mėnesio dalį įmonės darbuotojas faktiškai naudojosi automobiliu asmeniniais tikslais. Pasirinkus šį naudos įvertinimo būdą preziumuojama, kad nauda gaunama, jeigu gyventojui automobilis suteiktas naudotis ir pasinaudojimo faktas bei apimtis nenustatinėjama.

Pavyzdžiai, kaip apskaičiuoti mokesčius

Pavyzdys Nr. 1: Fiksuotas procentas (0,75%)

Įmonė suteikia darbuotojui asmeniniais tikslais naudoti automobilį, kurio rinkos kaina sausio 1 d. yra 50 000 eurų. Įmonė taip pat apmoka ir asmeniniais tikslais sunaudotus degalus, todėl darbuotojo gaunama nauda vertinama 0,75% nuo automobilio vertės.

Tokiu atveju darbuotojas per mėnesį gauna 375 eurų pajamų natūra (50 000 x 0,0075 = 375). Nuo šios sumos turi būti apskaičiuoti ir sumokėti šie mokesčiai:

• GPM (20%): 75 eurai
• „Sodros“ įmokos (21.24%): 79,76 eurai
• PVM: 5,25 eurai

Taigi, įmonei tai kainuotų 160 Eur per mėnesį.

Pavyzdys Nr. 2: Pagal nuomos rinkos kainą

Įmonė padalinio vadovui leidžia naudoti jos automobilį ne tik darbo, bet ir asmeninėms reikmėms. Pagal susitarimą darbuotojas šį automobilį darbo reikmėms gali naudoti 70%, o asmeninėms reikmėms - 30% viso naudojimo laiko (asmeniniams poreikiams tenkinti sunaudotus degalus darbuotojas apmoka pats). Gautą naudą pasirenkama vertinti pagal tikrąją automobilio nuomos rinkos kainą, kuri yra 520 Eur per mėnesį.

Darbuotojo gauta nauda natūra - 156 Eur (520 x 30% = 156) per mėnesį.

Mokesčių sumokėjimas

Mokesčių - GPM ir VSD įmokų - sumos nesiskiria, nepriklausomai nuo pasirinkto pajamų natūra skaičiavimo būdo. Svarbiausia - kas juos sumokės. Pajamos natūra, kaip ir bet kokios kitos pajamos, deklaruojamos GPM313 deklaracijoje tada, kai jos buvo išmokėtos.

Įmonės automobilio naudojimo tvarka

Įmonės vadovai turėtų apibrėžti, kokia suma bus skiriama į neleidžiamus atskaitymus, nes įstatymas to neapibrėžia. Pavyzdžiui, vadovas numato, kad naudosis automobiliu asmeniniams poreikiams apie 30 proc. laiko, tad galima žymėti, kad neleidžiami atskaitymai bus 30 proc., o visa kita - leidžiami atskaitymai.

Božena Sliževska, „Buhalterės.lt“ vyr. buhalterė, pateikia penkis patarimus, į ką svarbu atkreipti dėmesį:

1. Patvirtinkite automobilių naudojimo taisykles. „Įmonėje turi būti aiškiai apibrėžta automobilių naudojimo tvarka: kokioms reikmėms naudojami, kaip prižiūrimi, kaip vedama ridos ir degalų apskaita, kaip padengiamos išlaidos, kokia atsakomybė taikoma už tvarkos pažeidimą. Susipažinimas su taisyklėmis ir jų laikymasis yra privalomas visiems darbuotojams, kurie vairuoja ir prižiūri įmonės automobilius“, - teigia B. Sliževska. Įmonės automobiliai pirmiausia turi būti naudojami darbo valandomis darbo užduotims atlikti. Jei automobiliai naudojami asmeniniais tikslais ne darbo metu, tai taip pat turi būti aptarta taisyklėse. Leidimas naudoti įmonės automobilį asmeniniais tikslais gali būti patvirtintas keliais dokumentais, pvz.: „Įsakymu dėl automobilio perdavimo naudoti atliekant darbo funkcijas“ arba pasirašomas atskiras susitarimas „Dėl automobilio naudojimo asmeniniais tikslais“.
2. Rinkite informaciją apie keliones. Automobiliais važinėjantys darbuotojai turi pildyti kelionės lapus arba atitinkamus dokumentus. Juose privalu nurodyti kelionės datą, maršrutą, tikslą, nuvažiuotą atstumą ir sunaudotą kurą. Dokumentai padeda pagrįsti įmonės išlaidas mokesčių administratoriui. Jei kelionės maršrutus galima sekti GPS pagalba, tai gali būti alternatyva kelionės lapams. Kokiu būdu yra renkama ir pildoma informacija apie keliones, įmonė turi nusistatyti vidinėse taisyklėse.
3. Veskite degalų ir automobilių eksploatavimo išlaidų apskaitą. Įmonės automobilių degalų ir kitų išlaidų apskaitos vedimui svarbūs keli dalykai. Kuro pylimo tvarką (laiką, vietą ir pan.) įmonės nusistato individualiai, atsižvelgiant į darbuotojų darbo grafikus ir kelionių specifiką. Dažniausias reikalavimas - kurą pilti darbo valandomis. Darbuotojai kuro pirkimo kvitus ir sąskaitas faktūras turi pateikti buhalterijai. Automobilio eksploatavimo išlaidos, įskaitant techninę priežiūrą, remontą, draudimą ir kitas susijusias išlaidas, turi būti pagrįstos sąskaitomis ar kitu dokumentu.
4. Sumokėkite mokestį už aplinkos teršimą. Veikloje naudojančioms automobilius įmonėms taikoma prievolė teikti VMI deklaraciją FR0521. Deklaracija teikiama už kiekvienos transporto priemonės sunaudotą degalų kiekį. Taip pat ši prievolė taikoma ir tam verslui, kuris nuomojasi ar pagal panaudą naudojasi automobiliais. Deklaruoti ir sumokėti šį mokestį už praėjusius metus reikia iki vasario 15 d.

Elektromobilių naudojimas įmonės veikloje

Vis daugiau įmonių renkasi elektromobilius, tačiau jiems taikomi specifiniai apskaitos reikalavimai. Anot B. Sliževskos, elektromobilių naudojimas reikalauja papildomo dėmesio įkrovimo infrastruktūrai ir įkrovimo išlaidų apskaitai, todėl įmonės taisyklėse aktualu apgalvoti keletą dalykų:

1. Normos. Atsižvelgiant į turimus elektromobilius, įmonė turi patvirtinti elektros sunaudojimo normas.
2. Įkrovimo infrastruktūra. Elektromobiliai gali būti įkraunami įmonės teritorijoje, viešosiose įkrovimo stotelėse arba darbuotojų namuose. Svarbu identifikuoti elektromobilį, įkrovimo vietą ir laiką, kad būtų galima tiksliai apskaičiuoti išlaidas. Darbuotojai turi būti informuoti apie įkrovimo stotelių vietas ir įkrovimo procesą.
3. Elektros energijos apskaita. Naudojant specialias programėles, galima automatiškai registruoti ir sekti elektromobilių įkrovimo duomenis, suformuoti ataskaitas apie sunaudotą elektros energiją. Tai palengvina apskaitą ir užtikrina tikslumą. Tokie apskaitos sprendimai turi būti aprašyti įmonės vidinėse tvarkose.
4. Įkrovimo išlaidos ir sąskaitos. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius viešose vietose, turi pateikti sąskaitas (kvitus) buhalterijai. Jei darbuotojai įkrauna elektromobilius namuose, elektros sąnaudos jiems gali būti kompensuojamos. Pagal VMI išaiškinimą, turi būti sudaryta trišalė sutartis tarp įmonės, darbuotojo ir elektros energijos tiekėjo. Tuomet įmonė sumoka tiesiogiai elektros energijos tiekėjui pagal sąskaitas.

VMI kontrolė ir dažniausios klaidos

Įmonės automobilis dažnai atrodo kaip paprastas sprendimas - patogu darbuotojui, efektyvu verslui. Visgi, realybėje tai viena iš jautriausių sričių mokesčių prasme. Net ir nedidelės detalės, pavyzdžiui, kur automobilis laikomas po darbo, gali turėti tiesioginę įtaką mokesčiams.

Viešųjų finansų, mokesčių teisės ir finansinės apskaitos teisinio reguliavimo specialistas Martynas Endrijaitis pabrėžia, kad didžiausia klaida yra manyti, jog automobilis automatiškai laikomas tik darbo priemone.

Kada automobilis tampa „pajamomis natūra“?

Darbdavio suteiktas automobilis darbuotojui nėra tik patogumas. Tam tikrais atvejais tai laikoma papildomomis pajamomis. Jeigu darbuotojas automobiliu naudojasi ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui, važiuoja iš darbo į namus ir atgal, tokia nauda laikoma pajamomis natūra. Tai reiškia, kad ji apmokestinama kaip su darbo santykiais susijusios pajamos. Kitaip tariant, net jei darbuotojas negauna papildomų pinigų, vien galimybė naudotis automobiliu gali padidinti jo mokestinę naštą. Nuo 2024 m. sausio 1 d. Valstybinei mokesčių inspekcijai (VMI) sugriežtinus tvarką, darbuotojų kelionės į darbą ar iš jo įmonei priklausančiu automobiliu vertinamos kaip automobilio naudojimas asmeniniais tikslais.

Kaip VMI vertina automobilio naudojimą?

VMI atstovai sako, kad įmonės vardu įsigytas turtas privalo būti naudojamas jos veikloje pagal paskirtį (pajamoms uždirbti ir ekonominei naudai gauti). Specialistai atkreipia dėmesį, kad, nors naudoti įmonės automobiliu asmeniniais tikslais nėra draudžiama, tokiu atveju reikia nepamiršti mokestinių taisyklių, t.y. toks turto naudojimas turi būti teisingai apskaitytas ir sumokėti atitinkami mokesčiai.

VMI vertina visus gaunamus faktus apie mokesčių mokėtojus, t.y. jų deklaruojamus bei iš trečiųjų šaltinių gaunamus duomenis, viešai pasirodžiusią informaciją žiniasklaidoje, gyventojų pateiktus duomenis apie galimą mokesčių vengimą ir pan. Pirmiausiai, analizuojami pirminiai įmonių apskaitos dokumentai, jie lyginami su trečiųjų šaltinių duomenimis.

Yra vertinamos ir aplinkybės, rodančios, kad turtas naudojamas ir asmeniniais tikslais, pavyzdžiui:

• Darbuotojas, kuriam priskirtas įmonės automobilis, neturi asmeninio automobilio;
• Įmonė neturi objektyvių įrodymų, kad visos degalų sąnaudos buvo patirtos automobilį naudojant tik verslo tikslais (nedokumentuojamos kelionės, nevedama degalų apskaita) arba kelionių dokumentuose ir/arba degalų apskaitoje užfiksuoti tikrovės neatitinkantys faktai;
• Degalai į tarnybinį automobilį pilami ne darbo metu: po darbo, atostogų, nedarbingumo metu, savaitgalių ir švenčių dienomis, o automobilis ne darbo metu fiksuojamas įvažiuojantis (išvažiuojantis) į kurortines teritorijas, prekybos ir pramogų vietas;
• Bendrovė neturi automobilio saugojimo vietos;
• Automobiliai saugomi automobilius naudojančių gyventojų gyvenamaisiais adresais;
• Nėra kontroliuojamas automobilių naudojimas ne darbo metu ir pan.

VMI kontrolės veiksmai ir pasekmės

Jeigu kyla įtarimų, kad turtas gali būti naudojamas asmeninėms reikmėms, VMI atlieka stebėsenos veiksmus. O išimtiniais atvejais, kai įmonė nesureaguoja į pateiktas rekomendacijas, griebiasi ir kontrolės veiksmų.

Nustačius, kad įmonė nesilaikė nustatytos tvarkos ir turtas naudotas asmeniniams tikslams, įmonei tenka apskaičiuoti ir sumokėti GPM (gyventojų pajamų mokestį), „Sodros“ įmokas, PSD (privalomąjį sveikatos draudimą) už visą laikotarpį, kai jis buvo naudojamas asmeniniams poreikiams. Taip pat patikrinimo metu nustačius, kad turtas įsigyjamas įmonės reikmėms, tačiau jis neskirtas pardavimui, nenaudojamas nuomai ar paslaugoms už atlygį teikti, tačiau pirkimo PVM (pridėtinės vertės mokestis) įtrauktas į PVM atskaitą, atsiranda pareiga apskaičiuoti ir į biudžetą sumokėti pardavimo PVM.

Tiesa, VMI siekis ne baudų skyrimas, o pirmiausiai - informacijos suteikimas juridiniams asmenims arba įspėjimai pasitaisyti. Vis tik D. Šalomskienė pripažįsta, kad privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis atvejų vis dar fiksuojama. Dažniausiai tokie nusižengimai nustatomi dėl automobilių bei gyvenamosios paskirties būsto naudojimo asmeniniams tikslams, piktnaudžiavimo verslo kelionėmis jas paverčiant poilsinėmis. Taip pat nustatoma ir atvejų, kai verslo įsigytu motociklu ar laivu savo asmeninėms reikmėms naudojasi įmonės akcininkai ar vadovai bei jų šeimos nariai.

Praktikoje pasitaiko ir tokių atvejų, kai įmonės lėšomis įsigyjami įvairūs buityje naudojami daiktai ar paslaugos, kai naudos gavėju galiausiai tampa įmonės darbuotojai. Tokie pirkiniai dažniausiai argumentuojami kaip įmonės reprezentacijai naudojamos prekės ar paslaugos (prabangi kosmetika, kostiumai ir kt.), prisidengiama darbuotojų sveikatos gerinimo tikslais (pvz., perkant botulino injekcijas) ir pan. Kilus klausimams, visuomet įvertinamas faktinis įmonių bei darbuotojų poreikis tam tikroms prekėms ar paslaugoms.

VMI atstovė pateikė pavyzdį, kai mažoji bendrija (vykdanti kūrybinę, meninę, pramogų organizavimo bei reklamos ir rinkos tyrimų veiklą) 2023 m. įsigijo itin brangų lengvąjį automobilį už daugiau kaip 251 tūkst. eurų. Bendrijos atstovai teigė, kad transporto priemonė reikalinga profesinei veiklai: nuvykimui į renginius, filmavimus, repeticijas, prekių paėmimui bei socialinių tinklų turinio kūrimui. Tačiau automobilio naudojimas nebuvo dokumentuojamas - nebuvo nustatyta nei naudojimo, nei kuro apskaitos tvarka. Surinkus papildomus duomenis iš trečiųjų šaltinių nustatyta, kad automobilis dažnai fiksuotas prekybos ir laisvalaikio vietose savaitgaliais bei švenčių dienomis. Vis tik vėliau juridiniai asmenys pripažino, kad transporto priemonė buvo naudojama ir asmeniniais tikslais. Dėl to apskaičiuotos pajamos natūra bendrijos vadovui - daugiau nei 5,2 tūkst. eurų mokėtino gyventojų pajamų mokesčio.

PVM atskaita ir nuomos strategijos

Vienas iš būdų išvengti pajamų natūra - automobilio nuoma darbuotojui. Jei darbuotojas už naudojimąsi automobiliu moka rinkos kainą, nelaikoma, jog jis gauna papildomų pajamų. Teoriškai galima susigrąžinti automobilio pirkimo PVM, tačiau praktikoje būtina įrodyti, kad sandoris nėra dirbtinis, o veikla vykdoma realiai.

PVM atskaita už lengvąjį automobilį tikslinama per 5 metus. Tai reiškia, kad visa suma negali būti atskaitoma iš karto. Pavyzdžiui, jei automobilio PVM sudaro 4 200 Eur, metinė atskaitoma dalis siekia 840 Eur, o mėnesinė - 70 Eur. Kuo trumpesnis naudojimo laikotarpis, tuo mažesnė atskaitoma suma.

VMI stebėsenos rezultatai

VMI sako, kad juridiniai asmenys kur kas aktyviau, savanoriškai deklaruoja pajamas natūra. Per keturis metus, lyginant 2024 m. su 2020 m., pajamas natūra deklaruojančių įmonių skaičius išaugo tris kartus. Nuo 2022 m. gyventojų pajamas natūra dėl kitam asmeniui priklausančio automobilio naudojimo įmonės deklaruoja atskirai nuo kitų pajamų natūra. Tai leidžia VMI gauti ir vertinti tikslesnę informaciją apie įmonių automobilių naudojimą privačių poreikių tenkinimui.

Už 2022 m. dėl automobilių naudojimo privatiems poreikiams deklaruota pajamų suma sudarė beveik 33,8 mln. eurų, mokėtinas GPM - daugiau nei 5,6 mln. eurų. 2023 m. - pajamų suma apie 48,8 mln. eurų ir apie 8,3 mln. eurų mokėtinas GPM, o 2024 m. - 67,6 mln. eurų ir beveik 11,5 mln. eurų mokėtinas GPM.

VMI atliekant švelniąsias stebėsenos priemones ir išimtinais atvejais kontrolės veiksmus per 2022-2024 m. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 23 mln. eurų. 2025 m. I pusm. bendrai dėl privačių poreikių tenkinimo įmonės lėšomis bei pajamų natūra gavimo atvejų į biudžetą papildomai mokėtinų mokesčių ir su jais susijusios sumos sudarė beveik 4,5 mln. eurų.

tags: #automobilis #darbuotojui #teo